Comment améliorer la qualité du suivi des candidats ?

• Une infographie développée par la Super Agence établit que 65 % des candidats à un poste ne reçoivent jamais de retour par rapport à leurs candidatures. Or, d’après Recruitee, les candidats qui ne reçoivent pas de retour sur leurs candidatures sont 3,5 fois plus nombreux à ne plus vouloir postuler pour une entreprise .
  
• Selon Talentegy, 63 % des candidats à un emploi ne sont pas satisfaits de la communication avec le recruteur. 
• D’après un sondage réalisé par Glassdoor, une bonne intégration contribue à augmenter de 82 % la rétention des employés.

Ces quatre chiffres démontrent que le suivi d’une candidature revêt aujourd’hui un caractère crucial, pour retenir les bons candidats et ne pas dégrader l’image de marque d’un recruteur.

Dans un marché de travail difficile et volatil, faire le suivi des candidats va au-delà du simple email de retour et de l’accusé de réception de candidatures. Il ne s’arrête pas non plus au moment du placement du candidat, mais se poursuit jusqu’à ce que ce candidat soit à l’aise dans son nouveau poste. Le suivi du candidat consiste donc en un accompagnement complet de celui-ci à toutes les étapes du recrutement, en amont, pendant et en aval de l’intégration. Il doit infuser l’envie de poursuivre le processus de recrutement, stimuler l’envie de décrocher le travail et permettre de relativiser un éventuel échec de candidatures.

Quelle est donc la bonne méthode pour le suivi des candidats ? Une communication transparente et mettant en confiance est la pierre angulaire, accompagnée de quelques mesures d’accompagnements irréductibles.

Les meilleures pratiques pour suivre efficacement vos candidats

Avant d’en venir au processus de suivi efficace des candidats proprement dit, il faut d'abord aborder les meilleures pratiques en la matière. Il s’agit de déterminer l’état d’esprit dans lequel il doit mener le suivi des candidatures, comme préalable essentiel.

La communication proactive

Proactivité signifie anticipation, dynamisme et initiative de l’action. Durant tout le processus de recrutement, le recruteur devra donc anticiper les besoins du candidat et communiquer activement pour y répondre.

En amont, il s’agira de montrer un réel intérêt pour la personnalité du candidat, et non uniquement pour son CV. Le recruteur devra communiquer de manière à connaître, par exemple, les activités extra professionnelles du candidat et ses valeurs. Ainsi, il sera meilleur conseiller lors de la préparation de l’entretien, en liant la fiche de poste à la personnalité du candidat. Il ne conseillera pas des réponses-bateau, mais aidera vraiment le candidat à se démarquer du lot tout en mettant en avant le meilleur de sa personnalité.

Être proactif, c’est aussi avoir préparé le candidat à son intégration, en lui faisant sentir que son recrutement était attendu. C’est le cas lorsqu’un consultant en recrutement a déjà demandé, par anticipation, les références du candidat à ses anciens managers.

Enfin, il s’agit d’accompagner en aval de l’intégration en maintenant le contact entre l’annonce du recrutement et la signature définitive du contrat, durant les premiers jours au sein de l’entreprise jusqu’à la fin de l’essai.

La personnalisation

D’après Recruitee, « 85 % des candidats pensent qu'aucun être humain n'a pris le temps de considérer leur candidature ». Et pour cause, la majorité des recruteurs se servent d’emails standards. Si rien n’interdit le fait d’avoir un template défini pour les emails à adresser aux candidats, la personnalisation est fondamentale, pour ne pas le perdre. Ainsi, pour faire un suivi de qualité, l’expert en recrutement doit s’accommoder des besoins et des préférences du candidat.

Il ne s’agit pas juste de glisser le nom et le prénom du candidat dans le mail. Il est question de le connaître pour personnaliser vos modalités et votre scénario d’approche. C’est s’adresser à un candidat passif de manière à susciter son intérêt pour l’emploi et s’adresser à un candidat actif de manière à le remercier ardemment de son intérêt. Lorsque le suivi du candidat est personnalisé, vous connaîtrez aussi le moment optimal pour programmer l’entretien, en fonction de la disponibilité et de l’aisance du candidat. Vous déterminerez également le canal de communication optimal avec le candidat, pour fluidifier les discussions et les rendre proactives, dans les deux sens.

Se sent-il plus à l’aise et plus professionnel grâce à des échanges de mails ? Préfère-t-il une communication moins formelle sur WhatsApp ? Se sentirait-il envahi par des appels téléphoniques ? Rassemblez tous les éléments qui font ressentir au candidat votre intérêt pour lui.

La transparence et l’honnêteté

D’après un sondage réalisé par CarreerBuilder, 81 % des candidats estimeraient qu’une communication continue sur leur statut améliorerait leur expérience-candidat. 83 % estiment que plus de transparence sur les délais du processus de recrutement serait tout aussi importante. Toutes ces situations mettent la transparence et l’honnêteté sur le processus de recrutement au centre d’un suivi qualitatif des candidatures.

Le manque de transparence ou les fausses promesses nuisent à la relation de confiance avec le candidat. Cela peut l’amener à quitter le processus de recrutement, voire à vous dénoncer pour ses promesses non-tenues. Transparence, honnêteté, clarté sont donc des principes à garder tout au long du suivi d’une candidature.

Comment faire un suivi de qualité pour créer une expérience-candidat positive ?

Les bases étant posées, quels sont les principaux points à respecter pour améliorer la qualité du suivi de candidatures ? Il y a quatres étapes essentielles à prévoir.

Première étape : Instaurer la confiance grâce à une communication transparente et ouverte

La communication dans un cadre de confiance vis-à-vis du recruteur est l’élément-clé pour améliorer la qualité du suivi d’un candidat. Communiquer en appliquant tous les principes sus-évoqués est donc la première étape.

Pour ce faire, le recruteur doit d’abord être digne de confiance. Il ne le sera que s’il démontre sa pertinence dans le processus, en disposant de toutes les informations qui intéressent le candidat et en les lui communiquant de manière transparente. Il doit être capable d’expliquer le déroulement du processus de recrutement, sa durée et son déroulé. Il doit connaître et faire connaître les personnes ressources de l’entreprise, qui vont interagir avec le candidat durant toute la période de recrutement. Il doit aussi pouvoir fournir toutes les informations relatives au poste.

Ensuite, le recruteur doit poursuivre la communication ouverte pour maintenir cette confiance. Il doit adopter un langage de conseiller accompagnateur, plutôt que de simple placeur.  Allez au-delà de la communication écrite formelle. Instaurez davantage de convivialité. Prenez en considération la personne derrière le candidat.

Deuxième étape : Faire un suivi régulier du statut de la candidature 

D’après CareerBuilder, 60 % des demandeurs d’emploi abandonnent une candidature à cause de sa durée et de sa complexité. De plus, 80 % d’entre eux ne postuleront plus au sein de la même entreprise s’ils n’ont reçu aucun retour par rapport à une précédente candidature. Cela signifie donc que la régularité du suivi conditionne sa qualité. Sans cette fréquence, un recruteur court le risque de perdre des candidats potentiels.

Dès lors, définissez la fréquence de ces contacts. Ne confondez pas suivi de qualité d’une candidature et communication intempestive. Les candidats veulent être informés lorsqu’il y a une évolution et uniquement, dans ce cas. L’évolution peut consister en un changement de délai ou l’accomplissement d’une étape dans le processus de recrutement, par exemple. Le fait que l’entreprise ait reçu le titre de meilleur employeur de la région n’est pas une information urgente. Elle ne requiert pas un contact de suite et peut attendre un prochain contact par rapport à l’évolution du statut d’une candidature.

Puis, faites des retours à chaque étape du processus. Indiquez clairement la suite à donner après chaque étape : quelle suite et quelles actions du côté de l’entreprise qui recrute, de votre côté en tant que recruteur et du côté du candidat. Les « Call to action » doivent être clairement définis. Faites des retours, même lorsque l’évolution est négative (exemple : refus d’une candidature, une étape de plus dans l’entretien). Vous garderez ainsi des relations cordiales avec le candidat et le maintenez dans votre vivier de talents.

Troisième étape : Gérer les attentes et les aléas du processus de recrutement 

D’après une enquête réalisée par la société de logiciels RH Sterling, 39 % des candidats estiment qu’un processus de recrutement prend trop de temps. La plupart des candidats pensent aussi que deux entretiens d’embauche pour une seule offre d’emploi sont acceptables, tandis que 3 ou plus seraient superflues.

Dans bien des cas, la question du délai et de la complexité d’une procédure de recrutement est celle qui mine le plus l’expérience-candidat. Pour améliorer la qualité d’un suivi de candidatures, le recruteur doit donc être capable de gérer les attentes et les aléas.

D’abord, il doit être clair depuis le début sur la durée réelle du processus. Si un recrutement va prendre six mois, il devra le dire honnêtement au candidat et expliquer pourquoi le recrutement prend tout ce temps.

Ensuite, il doit conserver l’intérêt du candidat. Selon Béatrice Louvet (Directeur chez Up Skills Transition), un recruteur doit tout faire pour montrer son intérêt et sa considération à un candidat, dès que celui-ci postule. Il doit, en outre, « tenir le candidat en haleine ». Toujours d’après elle, un candidat qui comprend le poste et tout ce que ce poste peut lui apporter, tant du point de vue professionnel qu’humain, a la faculté de se projeter. Cette capacité de projection entraîne la prédisposition à patienter. Par contre, il faudra en même temps s’intéresser aux besoins du candidat et répondre activement à ses questions. Selon une étude réalisée par Monster dans l’étude « Future of Work » 2022, tout est question d’équilibre entre l’empathie humaine et le professionnalisme.

Le suivi-évaluation pour mesurer l’efficacité de votre suivi des candidats et ajuster votre approche

 « Les gens ne s’améliorent pas sans suivi ». Cette phrase de Marshall Goldsmith (coach en leadership et auteur renommé dans le domaine du développement personnel et professionnel) illustre bien la nécessité d’une évaluation après chaque suivi de candidatures. Le suivi-évaluation porte sur trois points différents : les chiffres nés du suivi de candidatures (les KPIs), la perception du candidat sur son expérience et les tendances générales des candidats.

Les principaux indicateurs clés de performance (KPIs) pour évaluer l’efficacité du suivi

Il existe d’innombrables KPIs du recrutement. Certains d’entre eux sont plus pertinents que d’autres pour analyser l’efficacité du suivi d’une candidature. Il y a, notamment :

• Le taux de ghosting du candidat ou d’abandon de candidatures
• Le taux d’acceptation d’une offre de contrat
• Le taux de turnover sur les premiers mois après le recrutement
• Le taux de satisfaction du candidat
• Le taux d’attractivité de l’entreprise ou l’indice de confiance dans la marque employeur.

Les retours d’expérience du candidat

Recueillir les feedbacks des candidats par rapport à leur expérience est aussi un bon moyen d’améliorer la qualité du suivi des candidatures. Si les KPIs offrent un point de vue objectif de la situation, les retours d’expérience donnent une appréciation subjective, mais précise et contextuelle de vos démarches. Vous identifierez plus rapidement les points à améliorer. D’ailleurs, d’après Lever, 78 % des candidats affirment que les employeurs ne leur ont jamais demandé de feedback sur leur expérience-candidat. Demander ce retour, c’est donc déjà se démarquer de la concurrence et accorder de l’importance à l’avis du candidat.

La veille tendancielle vis-à-vis des candidats

Plus vous connaîtrez les grandes lignes des tendances qui affectent les candidats, plus vous pourrez ajuster le suivi d’une candidature. Si le type de profil que vous recherchez est, par exemple, un candidat actif, une veille tendancielle de ces dernières années vous aura montré qu’ils apprécient les recrutements rapides. Si le processus doit être lent, vous aurez déjà préparé un argumentaire. Si, au contraire, la majorité des profils qui correspondent à la fiche de poste sont passifs (souvent, le talent est expérimenté, avec des qualifications précises et travaille déjà pour une autre entreprise), une veille tendancielle vous donnera les principales raisons qui pourraient leur faire changer d’emploi.

Pour ce faire, il n’y a pas besoin d’employer des moyens faramineux. La veille étant itérative, créer de simples alertes sur les principaux sites de recrutement peut s’avérer suffisant : Google, Linkedin, Pole emploi, etc.