L’offboarding : processus de départ efficace d’un salarié

Lorsqu’un candidat est nouvellement recruté, il est familiarisé avec l’entreprise. C’est le processus de l’onboarding. Ce processus inclut non seulement la mise à disposition de tous les outils nécessaires au travail (badges, accès, documents de travail), mais aussi la familiarisation avec l’environnement de travail et les valeurs de l’entreprise. L’importance de la qualité de l’onboarding n’est plus à discuter aujourd’hui. Il est largement accepté et défendu par les responsables RH.

À l’opposé, l’offboarding est moins connu. Il comprend tout le processus de départ de l’entreprise d’un salarié. Mécaniquement, il s’agit de la remise de tous les outils utilisés pour le travail (badges, accès, matériels informatiques). Mais l’outboarding ou offboarding va plus loin que ça. En effet, les enjeux sont multiples. Un salarié qui quitte l’entreprise peut tout aussi bien être la meilleure publicité pour elle que son pire cauchemar. La fin de la relation contractuelle peut également laisser un vide au niveau des compétences. Aujourd’hui, l’offboarding est donc un concept stratégique pour une entreprise.

Pourquoi mettre en place un processus d’offboarding ?

D’après Deloitte Millenial Survey, 40 % des milléniaux et 60 % de la génération Z envisagent de quitter leur travail dans un délai de 2 ans. Toujours d’après la même enquête, seulement un tiers d’entre eux resteront au sein de la même entreprise au bout de 5 ans.

Actuellement, le turnover augmente et les départs font presque partie du quotidien de certaines grandes entreprises. Ils sont de moins en moins occasionnels et moins vus comme un tabou accusateur de la trahison envers l’entreprise ou de l’abandon. Finalement, quel que soit son initiateur et ses motivations, les départs sont banalisés. L’entreprise doit apprendre à en tirer profit pour s’améliorer et améliorer son image de marque.

Le premier objectif de la mise en place d’un système d’offboarding est donc bel et bien de recueillir les retours d’expérience honnêtes des employés. Ce besoin est devenu flagrant au moment où les babyboomers sont massivement partis à la retraite (vers le milieu des années 2000). La relève était insuffisante pour combler le vide. Face au manque d’expérience, les entreprises ont dû rechercher des solutions pour que le salarié qui quitte l’entreprise transmette son savoir et ses compétences.

Depuis, l’offboarding décrit l’ensemble du processus mis en place pour avoir des feedbacks et instaurer une transition fluide au sein de l’entreprise. L’offboarding consiste donc tantôt en un véritable programme de mentoring, tantôt en séances de partages. Il permet à l’entreprise de comprendre l’expérience de l’employé et aménage un temps suffisant pour former le nouveau candidat remplaçant.

Pour entretenir et sauvegarder son image

La dernière impression compte tout autant que la première. Il est déconseillé de laisser partir un employé en colère, quand bien même, il serait en tort. En effet, l’employé peut devenir soit l’avocat de l’entreprise, un ambassadeur proactif et son plus fervent défenseur ; soit un opposant de l’entreprise, celui qui n’aura de cesse de parler de son malaise à avoir travaillé pour l’entreprise. Dans tous les cas, ce sera l’image de la marque employeur ou l’image de marque de l’entreprise qui en ressentira les conséquences.

Mettre en place un processus d’offboarding permet donc de mettre à plat les différends éventuels et de partir sur des bases saines. Il s’agit d’une dernière opportunité pour l’entreprise de démontrer ses valeurs et son respect de l’humain, malgré des chemins qui se séparent. Les preuves s’adressent non seulement à l’employé sur le départ, mais aussi à ceux qui restent, aux collaborateurs extérieurs et mêmes, aux futurs collaborateurs.

Pour préserver la relation

Tout comme la collaboration entre le salarié et l’entreprise est ponctuelle, les départs peuvent aussi ne pas être définitifs. L’offboarding vise d’ailleurs à ce qu’ils ne le soient pas, à ce que le départ soit une porte ouverte à de nouvelles opportunités dans le futur. Les opportunités peuvent être diverses :

Un nouveau contrat de travail dans le futur. C’est ce que les experts appellent le phénomène boomerang et il est de plus en plus récurrent (15 % retournent à leur ancien travail après un certain temps, tandis que 40 % considère la possibilité de le faire d’après les sondages Workplace Trends) ;
Une nouvelle forme de collaboration, dont l’externalisation du travail ;
Le networking et l’utilisation du réseau du salarié au bénéfice de l’entreprise (par exemple, pour utiliser la cooptation dans le cadre du recrutement), etc.

En prenant soin du départ du salarié, l’entreprise veille donc à consolider de bonnes relations avec l’individu et à se constituer un réseau autour de lui.

Comment mettre en place un départ efficace ?

L’offboarding est donc aussi importante, sinon plus importante, que l’onboarding. Comme lui, il doit suivre certains principes pour être efficaces.

Exit l’excès de paperasse

Certaines entreprises se contentent de faire de l’offboarding administratif : finalisation des derniers détails de la paie, remise de documents de travail, régularisation des codes et des accès, rédaction d’un rapport de départ. Ce dernier est supposé contenir l’essentiel de l’expérience du salarié. Bien souvent, ce sont des pages rédigées à la va-vite, sans motivation particulière et qui sont vides de véritables utilités. Le premier réflexe si vous voulez mettre en place un offboarding efficace est donc de réduire au strict minimum la paperasse, pour laisser place à l’humain.

Commencer l’offboarding avant le départ effectif

Si vous attendez que le salarié remette ses accès pour faire de l’offboarding, vous ne pourrez rien faire. Le processus doit commencer bien avant votre séparation de l’individu, afin de prévoir suffisamment de temps pour transmettre l’expérience et soigner la relation. C’est d’ailleurs une façon d’optimiser l’utilisation du délai de préavis. Dès la notification du préavis, mettez tout ce qui suit (ci-dessous) en place.

Disposer d’un plan d’offboarding

Vous devez avoir un plan, comprenant notamment le « quoi », le « qui » et le « quand ». Il faut que vous sachiez exactement :

ce que vous attendez du salarié sur le départ (un partage d’expérience par rapport à son quotidien de travail ou des réponses détaillées par rapport au quotidien de toute l’entreprise)
qui en seront les bénéficiaires (uniquement le service RH, le service où était le salarié, ses remplaçants, …)
et comment allez-vous organiser le reste du temps du salarié pour permettre cela (vous ne pouvez évidemment pas demander des heures supplémentaires à un salarié sur le départ pour qu’il puisse vous donner tout ce dont votre entreprise aura besoin).

Bien communiquer

La communication est la clé de voûte d’un offboarding réussi. Dès le départ, il est important d’être clair sur vos intentions et vos attentes, notamment votre volonté de préserver la relation, votre souhait que le salarié partage ses acquis et votre vœu de retenir ce que l’employé a fait de mieux. Ce ne sera pas toujours facile, en particulier dans le cas des départs involontaires.

Privilégiez la communication ouverte et flexible, pour laisser au salarié la possibilité de s’exprimer et de ne pas mener son départ « sous vos ordres ». Ne forcez rien. À partir du moment où vous entrez dans la phase d’offboarding, il vaut mieux donner la préséance à votre interlocuteur, de manière à ne pas l’étouffer.

En outre, la communication doit mettre en avant les avantages d’un départ en bons termes. Elle doit avant tout se baser sur la reconnaissance du travail accompli et n’être empreint d’aucun propos jugeant. Il faut aussi souligner les opportunités que l’entreprise peut encore présenter afin d’inciter à garder le contact.

Créer des séances d’apprentissage/ conversations

Le meilleur moyen d’avoir un offboarding réussi est de mettre en œuvre le plan précédemment conçu en favorisant le partage. Il est possible de créer des mini-expériences en mettant un apprenti au contact direct du salarié sur le départ, encore en train de faire son travail. À défaut, il faut au moins avoir des conversations animées, bâties autour de questions-réponses pratiques, exploratoires du travail fait. Ce n’est qu’ainsi qu’un cercle vertueux d’expérience peut être transmis. Par là-même, le partage en face-à-face est de nature à réduire les balises et les malaises du fait du départ. Il favorise l’estime de soi et suscite un sentiment de « dernier défi » pour l’entreprise. L’offboarding devient ainsi une véritable expérience finale au sein de l’entreprise, au lieu d’être simplement une procédure menant tout droit vers la sortie.

CONCLUSION :

Onboarding et offboarding sont donc des impératifs actuels de la gestion des ressources humaines. Il est possible de se faire accompagner par des experts, dans un cas comme dans l’autre. Chez Hunteed, plateforme digitale du recrutement, nous accompagnons les entreprises dans leurs processus de recrutement afin qu'elles puissent se focaliser sur les onboarding et les offboarding de leurs salariés.