Le travail asynchrone est-il la nouvelle norme de travail ?

Travailler de manière synchrone, c’est travailler simultanément, au même rythme. Au contraire, l’asynchrone signifie ne pas exécuter les tâches requises en même temps et avoir son propre rythme de travail. S’il a existé depuis plusieurs années, le travail asynchrone s’est imposé en tant que pratique « normale » du travail durant la crise sanitaire. En effet, le télétravail ou le travail hybride n’ont plus permis de travailler au même moment. Et l’asynchrone a fait ses preuves. Selon Deskeo, 62 % des Français souhaitent télétravailler, dont 19 % pour pouvoir s’organiser librement. Selon le Harvard Business Review, 65 % des cadres vont même jusqu’à dire que les « réunions les empêchaient d’accomplir leur propre travail ». 71 % estiment que ces mêmes réunions étaient « improductives et inefficaces ».

L’asynchrone est-elle donc aujourd’hui devenue la norme du travail d’équipe ? Si oui, pourquoi ? Comment la mettre en place, en particulier, au sein d’une entreprise qui travaillait jusque-là de manière plus traditionnelle ? Quelles sont les limites ? Voici un tour d’horizon complet sur le sujet.

Le travail synchrone et asynchrone dans la pratique

Avant d’aller plus loin dans une analyse d’efficacité, il importe de vraiment comprendre les notions de travail synchrone et asynchrone.  Pour ce faire, quelques exemples s’imposent.

Le travail synchrone-type est la réunion. C’est un seul moment pour décider, parler, créer, débattre. C’est aussi une journée de travail avec les mêmes heures (le fameux 8 à 17 h)  de travail, les mêmes heures pour la pause-café et la pause-déjeuner. L’information circule et est reçue en temps réel. D’une manière générale, l’absence d’un membre de l’équipe durant cette journée de travail ou durant une réunion entraîne un décalage, une interruption ou une certaine perturbation du travail.

Au contraire, un travail asynchrone, c’est par exemple, des équipes qui se relaient durant des plages horaires différentes, pour accomplir la même tâche. C’est aussi une équipe dont les membres travaillent aux quatre coins du globe, sur des fuseaux horaires différents. C’est aussi le cas lorsqu’une équipe de création de publicité laisse, par exemple, une boîte à idée en ligne. Le brainstorming pour trouver une nouvelle idée pour lancer un produit ne se fait pas au même moment. L’idée est de laisser à chacun le temps pour revenir avec des propositions ou un travail accompli.

Au vu de ces exemples, vous déduirez donc que le travail synchrone et le travail asynchrone ont toujours cohabité – l’un étant prééminent par rapport à l’autre, selon l’époque. Aujourd’hui, force est d’admettre que le développement de la technologie (notamment les outils permettant un travail collaboratif et participatif, même non simultanée) et celui des réseaux sociaux font que l’asynchrone prenne le pas sur le synchrone, brisant des siècles de tradition.

Avantages de permettre le travail asynchrone

Pourquoi le travail asynchrone est-il devenu une tendance prédominante du monde du travail actuel ? Nous avons recensé 5 intérêts majeurs de ce mode de travail.

1) Une méthode qui permet d’aller à l’essentiel 

Travailler au rythme de chacun, c’est donner à chaque employé le pouvoir de faire un travail quelconque, sans avoir besoin d’attendre une réunion pour le faire. D’après une étude de Sony Professional Displays and Solution, 35 % des travailleurs estiment que le travail asynchrone se traduit par une communication plus ciblée et moins distrayante. Chacun peut faire évoluer ses tâches à son niveau, sans avoir besoin d’une réunion de coordination.

2) Une pratique qui favorise le réfléchi 

Deuxièmement, lorsqu’il n’est plus besoin d’avoir un rendu tout de suite (durant une réunion ou obligatoirement avant la pause-déjeuner, par exemple), le temps de la concentration et de la réflexion est décuplé. Selon le Harvard Business Review, 64 % des cadres estimaient que les réunions se faisaient « au détriment d’une réflexion approfondie ». Dans l’asynchrone, tout le monde peut travailler quand il le souhaite, lorsqu’il aura mûrement réfléchi et pris du recul. Il travaillera au moment où il sera le plus concentré et le plus performant.

3) Un moyen de favoriser de réelles interactions 

Toujours d’après le Harvard Business Review, 62 % des personnes interrogées ont déclaré que les réunions diminuent la possibilité de rapprocher l’équipe. Certes, tout le monde s’y rencontre, mais les échanges interpersonnels ne sont pas favorisés. Il y a un focus et un ordre du jour précis, les discussions se font autour de ce sujet. Epuisés, les participants quittent la réunion sans davantage de contacts humains. Il en va de même des horaires fixes du travail synchrone. Les gens se rencontrent au travail avec une liste de choses à faire précise, à incorporer dans un volume horaire déterminé.

Au contraire, l’asynchrone favorise l’interaction continue et réelle. Les messages échangés entre deux ou plusieurs membres d’un groupe, sans obligation de répondre tout de suite, construisent une vraie discussion. Moins emprisonnées dans le format et les horaires de travail, les discussions sont plus libres, plus personnelles. L’asynchrone est aussi considéré comme inclusif de ceux qui sont dans un autre fuseau horaire.

4) Une formule en faveur de l’apprentissage 

La libre gestion du temps permise par le travail asynchrone donne le temps de se documenter, de faire des recherches, de développer des solutions propres. Ainsi, l’employé peut combler ce qui lui manque, se hasarder à essayer des méthodes qui lui sont propres ; chose impossible au vu et au su des autres employés dans le cadre d’un travail synchrone.

5) Une méthode de travail bénéfique pour le salarié 

Le travail asynchrone impose moins de pression, au moins la pression relative au temps. Il favorise donc le bien-être et l’autonomie du salarié. Plus encore, il conduit à un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. La somme de toute la flexibilité que l’asynchrone introduit, conduit le salarié à aimer son travail, à être fidèle à l’emploi et in fine, à être plus productif.

Les erreurs et faux pas dans le travail asynchrone

Si les bureaux, les heures de bureaux et les réunions existent jusqu’à ce jour, c’est qu’eux aussi, ont fait leur preuve. L’asynchrone est donc bel et bien une nouvelle norme de travail - mais il doit être manié avec prudence. Voici quelques erreurs à ne pas commettre.

Imposer le mode de vie synchrone dans un travail asynchrone 

Avec le développement du télétravail et du travail non-simultané, beaucoup d’entreprises ont commis une erreur : faire les mêmes choses que dans un travail synchrone, alors que le travail s’effectue à distance de manière non-simultanée. Elles ont multiplié les réunions en ligne et les visioconférences, ont imposé le même type et rythme de compte-rendu que si les employés étaient au bureau et ont multiplié les e-mails à cet effet. Elles ont organisé l’emploi du temps comme si tout le monde était dans les mêmes locaux.

Les résultats étaient catastrophiques, si bien qu’un nouveau terme en est même né : la « zoom-fatigue », faisant référence à l’outil de visioconférence Zoom. Tenter d’imposer les mêmes choses et le même volume de réunions dans un travail asynchrone ne peut pas fonctionner.

Ne plus travailler de manière synchronisée 

L’asynchrone ne doit pas signifier la fin du travail synchronisé, mais sa valorisation. Faire de l’asynchrone la nouvelle norme de travail implique donc d’avoir toujours du temps pour le synchrone, pour les réunions et les travaux en simultanée. Par contre, le temps alloué au travail synchrone ne sera plus le même qu’auparavant. Il est désormais limité et consacré à l’essentiel.

C’est ainsi que la fixation de l’ordre de jour d’une réunion, le partage d’information, le brainstorming se font, par exemple, à distance, sans avoir besoin de synchronisation. Il en va de même pour le suivi et les feedbacks. Il n’y a aura qu’une seule réunion, celle qui aura pour objet de décider d’un plan d’action. Certains introduiront même l’asynchrone dans le synchrone de la réunion, en aménageant la possibilité d’enregistrer des vidéos de la réunion et de les revoir plus tard. Chaque organisation doit développer son propre schéma, en fonction des objectifs et des besoins.

Forcer l’asynchrone 

Enfin, la troisième plus grande erreur à ne pas commettre est de forcer l’asynchrone. Certains travaux, en particulier manuels ou fonctionnels, ne peuvent être réalisés que de manière synchronisée. Celui qui nettoie un bâtiment doit le faire avant et après les heures d’ouverture, cela va sans dire. L’asynchrone concerne surtout les tâches de bureau. Là encore, il n’est pas toujours judicieux d’y recourir, si une équipe ne travaille que sur un seul projet, par exemple. En effet, l’asynchrone mènerait un membre à devoir attendre l’autre pour pouvoir réaliser sa part, sans avoir d’autres occupations. Ce serait contre-productif.

L’asynchrone doit émerger de la réalité du travail et constituer un besoin. Il s’exécute surtout si une équipe met en œuvre plusieurs projets, leur laissant le temps de vaquer à d’autres occupations, le temps d’avoir un retour sur un premier projet. C’est par exemple le cas d’un Directeur Marketing qui peut développer une campagne de communication sur un produit, le temps d’avoir les retours d’une étude de marché sur un autre produit, ou un autre retour du département commercial sur les retombées d’une campagne précédemment lancée.

Comment mettre en place le travail asynchrone dans une entreprise ?

De ce qui précède, comment mettre en place ou améliorer le travail asynchrone au sein d’une entreprise ? En fait, le travail asynchrone n’est pas un objectif à atteindre, mais tout simplement une manière pour mieux travailler, pour atteindre ses objectifs. Voici quelques minimas pour sa mise en place.

1) Structurer le travail asynchrone 

En amont d’un bon travail asynchrone, réside une planification détaillée. Les attributs et les objectifs de chaque membre de l’équipe doivent être clairement définis. En effet, il n’y a plus de réunions pour les mises à jour régulières quant à la progression de chacun, plus de staff-meeting hebdomadaire pour définir les objectifs de la semaine. Il faut mettre des métriques sur ces objectifs pour que tout le monde sache ce qu’il doit atteindre jusqu’à telle date, ou jusqu’à une prochaine réunion. Il doit y avoir un planificateur, un chef d’équipe, un leader ou un coordinateur de tout ce travail éparpillé.

Le travail asynchrone est aussi plus efficace lorsqu’il est organisé en micro-tâches. Cela réduit au minimum les interdépendances entre les travaux de chacun, tout en convergeant vers un objectif commun. Les petits progrès, à coup de micro-tâches, comptent davantage qu’une perfection utopique.

2) Fluidifier au maximum la communication 

La maîtrise de la communication asynchrone est la clé de voûte de la réussite d’un travail asynchrone. En effet, les explications ne sont pas faites en temps réel. Les salariés n’ont pas le bénéfice de voir les gestes et tout le contenu de la communication non-verbale. Tout doit être plus clair, plus précis, transparent et fondé sur une documentation solide. Le message doit être reçu dans son contexte.

Aussi, la mise en place d’un travail asynchrone productif passe par le développement d’une méthode de communication appropriée. Elle sera principalement écrite, pour conserver la « trace écrite » et éviter toute confusion. Mais même dans l’écrit, il faudra encore se décider sur ce qui se fera par e-mail, par message groupé, sur les réseaux sociaux et les outils comme Slack. Une bonne communication asynchrone ne doit pas être trop formelle, ni trop procédurière. Elle doit pouvoir se faire avec aisance, en particulier, dans l’urgence. L’organisation doit, par exemple, décider et autoriser le recours à l’appel téléphonique ou aux SMS lorsque la situation l’exige, tout en faisant du mail ou d’une conversation groupée, le moyen de communication principal.

3) Se doter des meilleurs outils 

Pour bien travailler de manière asynchrone, il faut communiquer, échanger des informations et des documents et avoir un espace de travail collaboratif, pour se passer ces informations. Tout cela nécessite de bons outils. D’après l’étude de Sony Professional Displays and Solution : « 42 % des employés pensent que le travail asynchrone est l’avenir. Toutefois, 58 % ne croient pas que leur entreprise dispose des outils nécessaires pour les soutenir, les rendant inaptes à l’avenir du travail ».

Il faut donc des outils pour stocker les informations, pour travailler de manière collaborative malgré la distance et des outils pour communiquer efficacement. Google Drive est l’un de ces outils.

4) Autonomiser et responsabiliser les individus 

L’asynchrone implique moins de contrôle direct. C’est instaurer une réelle flexibilité de travail. Pour que cette méthode fonctionne, il faut responsabiliser les individus, en définissant leur rôle et leur lot de tâches. Il faut aussi croire en la capacité opérationnelle de chacun et compléter par une formation, le cas échéant. Les soft skills comme la capacité à compartimenter ou la capacité à changer de contexte rapidement, sont particulièrement nécessaires. Il en est de même de la manipulation des outils de travail collaboratif.