Onboarding des nouveaux salariés à distance : comment faire ?

L’onboarding est une étape-clé pour consolider une bonne relation entre l’employeur et un salarié nouvellement recruté. Il permet d’intégrer la personne dans l’équipe et dans la culture de l’entreprise. Il permet, en outre, de bien le préparer à son travail et de l’y faire s’y sentir à l’aise.

À distance, cette intégration est plus difficile. Sans la chaleur humaine, le sourire et la communication non verbale de l’intégration de nouveaux salariés en présentiel, tout se complique.

La question sur la bonne méthode d’intégration des nouveaux salariés à distance est donc tout à fait pertinente, à la mesure des enjeux. Voici 4 points essentiels à considérer dans l’accueil et l’onboarding d’un nouveau collaborateur.

Rôle clé du responsable de l’onboarding

Dans une intégration en ligne, le rôle du superviseur ou du manager directement responsable du nouveau salarié est crucial. En effet, il est le premier contact du salarié au sein de l’entreprise. Il doit ainsi être à la hauteur de l’image de marque employeur véhiculée et à la hauteur de ses propres expectations à l’endroit du salarié.

1) Prendre contact en amont

Pour réussir une intégration en télétravail, le superviseur doit entrer en contact avec le nouveau salarié, avant le jour J de l’onboarding. L’objectif : mettre un visage sur les noms et faire sentir au salarié son importance. Une rencontre vidéo de 15 minutes devrait suffire. Il s’agit d’adresser les félicitations au recruté, d’expliquer comment va se passer l'onboarding en question et toutes ces étapes et d’informer sur les ressources que l’entreprise va mettre à la disposition du salarié. Cette rencontre permettra au salarié de rencontrer ses collaborateurs, avec au minimum un visage connu et de dissiper légèrement le malaise.

2) Donner le plus d'informations possible

Le superviseur ne doit pas être avare en informations, sans pour autant obliger à ce que le nouveau salarié mémorise tout du premier coup. Il doit présenter l’entreprise dans sa globalité (organisation, organigramme, culture, valeurs, etc.) et dans ses détails (service spécifique du nouveau salarié, présentation de ses principaux collaborateurs, méthodologie de travail, etc.). Il doit notamment fournir toutes les ressources utiles, y compris les accès, les documents, les outils collaboratifs et les outils de travail.

3) Sensibiliser à l’accueil du nouveau salarié et informer de son arrivée

Dans une intégration en présentiel, le nouveau salarié entre dans les locaux de l’entreprise et se fait remarquer. Il peut aborder les gens ou être abordé. Des conversations informelles ont lieu, en marge des réunions officielles. Dans une intégration à distance, le personnel convié à la visioconférence est déjà limité. Les conversations à deux sont pratiquement inexistantes. Par conséquent, le nouveau salarié aura plus de mal à s’intégrer. Le superviseur doit alors intervenir pour sensibiliser le personnel à l’accueil du nouveau salarié. Une véritable culture de « welcoming » doit être créée. Il faut encourager les prises de contact informel pour créer un esprit d’équipe et un véritable sentiment de cohésion (via les réseaux sociaux et en dehors du réseau formel de l’entreprise).

4) Répondre aux questions et être réactifs

Il est tout à fait normal d’avoir d’innombrables questions lorsqu’on est nouveau. En présentiel, lorsque son manager est en face manager, elles se posent naturellement. À distance, cela peut s'avérer plus compliqué. En effet, les questions doivent être posées par emails ou par messages instantanés. Toutefois, cela ne peut pas être fait de manière aussi spontanée qu'en présentiel. Pourtant, ces questions créent les échanges et consolident la collaboration. Pour assurer la qualité de l’intégration d’un nouveau salarié, le responsable de l’onboarding doit donc être ouvert aux questions, le signifier au salarié et répondre à toute interrogation.

5) Parler sans complexe des faiblesses et des limites

Les écrans créent de la distance et un formalisme. Pour atténuer les travers d'une relation trop formelle, le manager doit se montrer accessible et humain. Quoi de plus humain que d’admettre ses limites ? Il faut que le nouveau salarié comprenne qu’il est justement là pour corriger les faiblesses actuelles de l’entreprise, qu’il est important au sein de l’organisation.

Communication fluide à distance : clé de voûte d’un onboarding en distanciel réussi

Au-delà de la relation avec le manager du nouveau salarié, toute la communication autour de l’intégration doit être renforcée pour compenser la distance.

La communication doit permettre de réduire la distance

Lors de la séance d’intégration, il faut arriver à faire oublier les écrans. Il faut créer l’impression que toutes les personnes se trouvent dans une seule et même pièce. Pour ce faire, l’entreprise doit bien préparer les outils numériques à l’avance, pour éviter les blocages et les malaises. De plus, la séance doit moins prendre l’apparence d’une réunion et ressembler plus à une rencontre communautaire : des repas virtuels ou des pauses-café en ligne sont davantage indiquées pour un onboarding.

La communication doit aller dans les deux sens

Certes, il s’agit d’accueillir le nouveau salarié et de lui présenter l’entreprise, mais il doit également avoir son temps de parole. Un onboarding réussi est un onboarding dans lequel, vous avez pu mieux connaître la personne, afin de mieux l’aider à réaliser son travail et de le fidéliser. En télétravail, ceci est d’autant plus important que vous n’aurez pas le contrôle permanent, ni les yeux constamment rivés sur votre nouveau collaborateur. L’écoute et le fait de le laisser s’exprimer favoriseront également votre image de marque employeur - un employeur qui se soucie de ce que son employé a à dire. Il faut donc le laisser partager ses impressions des premiers jours, les améliorations qu’il propose, le laisser faire un retour sur les moyens de communication usités et ceux qu’il préfère (ou préférerait). Incitez-le aussi à se choisir un « groupe », une communauté au sein de l’entreprise, même extérieure à sa division. Il peut s’agir d’un club de lecture informel, du club de foot, … Le nouveau recruté qui se trouve une communauté s’intègre plus aisément et sera fidélisé.

Mise en place d’un programme de binôme réussi

La réelle contrainte de la distance est la déshumanisation des relations de travail, également à l’origine du non-attachement à une entreprise. Toutes les solutions pour l’intégration des nouveaux salariés en ligne visent donc premièrement à remettre le côté humain. Voilà pourquoi un programme de binôme ou de mentorat vous aidera à réussir l’onboarding. En effet, cette personne sera « la personne à qui parler », sans craindre une éventuelle sanction. Le binôme ou le mentor sera tout collaborateur, sauf le manager. Il aura pour rôle de motiver, de guider et de soutenir moralement le nouveau salarié. Mettre en place ce type de programme est également un moyen sûr d’impliquer tous les collaborateurs au sein de l’entreprise.

Formation et prise de poste guidées

Enfin, mis à part le côté humain et l’objectif de fidélisation, l’intégration consiste aussi à préparer le nouveau venu pour son poste, de sorte à garantir une certaine performance. En présentiel, l’encadrement est plus aisé compte tenu du rapprochement physique. Voici donc quelques conseils pour le faire à distance.

1) Informer et rendre disponibles le plan et le calendrier de formation

Si vous prévoyez une formation, vous devez faire en sorte que le nouveau salarié soit « prêt » pour cette formation. Le calendrier doit être disponible suffisamment tôt pour qu’il puisse s’organiser. Le plan de la formation doit par ailleurs être communiqué à l’avance. Ainsi, il ne viendra pas les mains, l’ordinateur ou la tête vide et sera prêt pour des échanges.

2) Commencer par un premier essai guidé

Pour l’exécution proprement dite du travail, des essais guidés ou un premier travail avec des retours et des commentaires sont conseillés. Cela permettra de clarifier, par la pratique, les attentes et les exigences. Vous pourrez aussi vérifier que tous les accès, les outils de travail collaboratifs fonctionnent bien, que le nouveau collaborateur a tout ce qu’il lui faut pour bien travailler.

3) Clarifier les attentes et les délais – de manière flexible

La déperdition d’un message est accentuée avec le télétravail. Il faut donc insister sur les consignes de travail. Au moment de la prise de poste, rappelez les attentes et les délais. Écoutez les éventuels retours du nouveau salarié. Encouragez-le à être transparent sur ses méthodes de travail (à quelles heures est-il vraiment présent pour vous répondre, à quelles heures est-il indisponible). Restez flexible. Tout ce qui importe, c’est que le travail soit bien fait, à temps.

L’onboarding est donc cruciale pour conclure un recrutement. Il doit être conduit avec attention, notamment dans une intégration à distance. En confiant votre recrutement à Hunteed, plateforme de recrutement en ligne, l’onboarding est compris dans l’offre. Vous déléguez à des professionnels le soin d’un recrutement et d’une intégration à distance, accompagnée d’une garantie « satisfait ou remboursé ».