Les emails sont le moyen de communication privilégié entre un recruteur et les candidats. La qualité des emails de recrutement influe donc directement sur l’efficacité et la qualité du recrutement lui-même. S’il est insuffisamment travaillé, il peut décourager un talent et le conduire à refuser votre offre. Des mails trop espacés peuvent induire une mauvaise expérience candidat. In fine, il en va donc de votre image de marque en tant qu’employeur et en tant que recruteur. Voici nos conseils sur la meilleure manière de présenter les mails de recrutement, ainsi que quelques exemples à partir desquels vous pourrez vous inspirer.
Quand faut-il envoyer un email aux candidats ?
Le mail est nécessaire à chaque étape du recrutement. Il informe le candidat sur le statut de sa candidature et de tout changement intervenant dans le processus de recrutement. Il ne faut pas oublier que :
60 % de ces mêmes candidats apprécient les feedbacks et estiment qu’ils améliorent l’image de marque d’un employeur.
Source : « Candidate experience report », Greenhouse, 2022.
Par conséquent, il faut un mail :
- Au moment du sourcing : pour attirer les candidats passifs, convaincre les candidats recommandés et apprécier les candidats actifs.
- Après la première prise de contact, à titre de relance et de suivi : en particulier pour les candidatures passives et les cas de cooptation. En effet, d’après Woodpecker, expert dans la prospection par mail, un mail de relance triple les chances d’ouverture de celui-ci. Ils ne doivent toutefois pas être invasifs, pour ne pas être assimilés à des spams. Ces mails visent à rappeler les mails précédents et/ou rappeler des pièces à envoyer, s’il y a déjà eu une première réponse.
- A l’étape de l’évaluation et de la sélection : pour accuser réception des candidatures reçues, demander des compléments d’informations, informer sur le recrutement (délai, description du processus, changement sur les délais ou le processus, etc.), refuser certaines candidatures et mener vers les tests et entretiens ou encore, relancer une nouvelle série d’entrevues, le cas échéant.
- Au moment du recrutement proprement dit, c’est-à-dire pour faire une offre au candidat recruté ou une pré-offre à plusieurs candidats présélectionnés.
Quelques règles de base pour la rédaction d’un email de recrutement
Le recruteur est premièrement jugé d’après les échanges par mails. C’est la même chose que dans le domaine marketing. Le mail est le premier pas vers l’attraction et la fidélisation d’un candidat ou, peut produire l’effet inverse. A cet effet, il doit être professionnel, mais humain et présenter les caractéristiques suivantes.
1. Un mail de recrutement doit être personnalisé
La personnalisation double souvent le taux d’ouverture d’un mail (source Rapport IDM). Cette personnalisation ne doit pas s’arrêter au nom du candidat. Il faut, autant que possible, inclure des spécifications personnelles (parcours, publication du candidat, présence d’un coopteur, etc.) et, bien évidemment, tenir compte des éventuels échanges précédents, y compris dans d’autres processus de recrutement.
2. Un mail de recrutement doit être émis à la bonne fréquence
Il ne doit pas laisser les candidats dans le silence trop longtemps, ni les inonder de mails. Généralement, un mail toutes les deux semaines serait déjà suffisant et le délai peut être rallongé si vous avez déjà informé d’un délai plus long.
3. Le mail de recrutement doit être clair et concis
Il doit fournir toutes les informations nécessaires au candidat, sans ambiguïté aucune. Le message à passer doit être honnête et contenir un « call to action » clair. Le recruteur doit dire clairement ce qu’il attend du candidat à la fin de chaque mail. Le tout, aussi courtement que possible, pour que le candidat comprenne directement ce qu’il en est. D’autant plus que, d’après BDM, 51 % des mails sont ouverts sur mobile, le caractère concis du message doit encore être plus présent.
Structure générale des emails de recrutement
De tout ce qui précède, voici la structure de base d’un email de recrutement, à personnaliser selon la situation spécifique.
1) Objet
47 % des internautes ouvrent le mail d’après l’objet, d’après Woodpecker. Par conséquent, l’objet doit être clairement énoncé.
Exemples : Invitation à postuler pour le poste X chez l’entreprise Y, Invitation à compléter les informations du candidat, invitation à entretien avec l’entreprise Y, report d’un entretien, non-sélection du dossier de candidature, etc..
2) Note de courtoisie
La courtoisie est d’or, en particulier dans la communication écrite dépourvue du langage non-verbal et de chaleur humaine. Par conséquent, le mail de recrutement doit se poursuivre par une note positive vis-à-vis du candidat. Il s’agira le plus souvent :
- De remerciements : pour une candidature, pour le temps accordé à la société en cas de non-sélection du candidat, par exemple.
- De reconnaissance : du parcours du candidat, de sa valeur telle que présentée par un coopteur, par exemple.
- De félicitations, pour une étape franchie ou pour son recrutement.
3) Le corps du mail
C’est l’essentiel de l’information à transmettre au candidat.
- la description du poste pour lequel il est invité à candidater,
- le suivi et le rappel de l’intérêt du poste, le refus de candidature en soi,
- l’invitation à un entretien, avec ses modalités, son déroulement, la date, l’heure et le lieu ou l’outil,
- l’offre de contrat, etc.
4) Le call to action ou appel à l’action
Il s'agit d’indiquer clairement ce que le recruteur attend du candidat pour les prochaines étapes.
Exemples : fournir un CV par mail, cliquer sur un lien pour soumettre sa candidature, suivre l’évolution de sa candidature en cliquant sur un lien, confirmer l’entretien, se présenter à telle adresse à telle date, répondre à l’offre de contrat dans tel ou tel délai, rester abonner au site carrière de l’entreprise pour d’éventuelles opportunités futures, fournir un feedback sur le processus de recrutement, etc.
5) La signature
Avec la multiplicité des arnaques et des liens frauduleux, la signature est impérative pour personnifier l’entreprise et le recruteur – et donner confiance dans le processus de recrutement. Le nom du recruteur est insuffisant. Il faut au moins un lien vers le site de l’entreprise, vers l’offre d’emploi proprement dite ou un site carrière et tous les contacts de l’entreprise (notamment l’adresse du siège et les contacts téléphoniques).
Quelques exemples de mails de recrutement
1) Mail de sourcing pour un candidat passif
Objet : Invitation à candidater pour le poste de développeur informatique à l’entreprise Y
Cher Martin,
Nous étions présents lors de la présentation de votre projet informatique, lors du forum des jeunes développeurs en France. Il présente pour nous, le plus grand intérêt, de même que votre approche et vos compétences en matière de développement informatique.
Nous aimerions donc vous compter parmi les candidats pour le poste de développeur informatique chez nous. Cela consistera plus exactement à …
Si cette collaboration vous intéresse, nous vous invitons à nous fournir votre CV, ainsi que quelques exemples de vos expériences passées.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse
2) Mail de sourcing pour un candidat coopté
Objet : Invitation à candidater pour le poste de comptable à l’entreprise Y – selon les recommandations de l’expert-comptable Z
Cher Martin,
Nous vous adressons le présent mail, sur les recommandations de l’expert-comptable Z qui fait état de votre mérite et de vos atouts pour un poste de comptable. L’expert-comptable Z est l’ancien commissaire aux comptes de l’entreprise avant son départ à la retraite. Nous entretenons avec lui des relations cordiales et sollicitons souvent ses conseils et recommandations, notamment pour nos recrutements internes.
Nous souhaiterions, dès lors, vous connaître davantage et construire une collaboration durable, si affinités. Nous sommes une entreprise … Nous recherchons une personne intègre, méthodique et bien organisée pour le poste de …
Dans la mesure où la collaboration vous intéresserait, veuillez cliquer sur ce lien pour en connaître davantage sur la fiche de poste et éventuellement, présenter votre candidature.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse
3) Mail de relance
Objet : Relance de l’Invitation à candidater pour le poste de développeur informatique à l’entreprise Y
Cher Martin,
Nous souhaitons réitérer notre souhait de vous avoir parmi nous. Comme nous l’avons dit dans notre mail du XX/XX/XX/, …
Nous aimerions donc vous compter parmi les candidats pour le poste de développeur informatique chez nous. Cela consistera plus exactement à …
Si cette collaboration vous intéresse, nous vous invitons à nous fournir votre CV, ainsi que quelques exemples de vos expériences passées.
Dans l’attente d’un retour favorable de votre part, recevez nos cordiales salutations.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse
4) Mail de confirmation de candidature
Objet : Accusé de réception de la candidature pour le poste de développeur informatique
Cher Martin,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous portez à notre entreprise.
Nous vous confirmons, par le présent mail, votre candidature en date du XX/XX/XX. La période d’évaluation durera entre deux à quatre semaines. Au terme de ce délai, nous vous tiendrons informé du statut de votre candidature, quelle qu’en soit l'issue.
Nous vous remercions déjà pour votre patience lors de la conduite de cette étape. Vous pouvez aussi suivre l’évolution de votre candidature au lien suivant : https://www.carrièreY.fr
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse :
5) Mail de refus de candidature
Objet : Statut de votre candidature – décliné
Cher Martin,
Nous vous adressons nos sincères remerciements pour l’intérêt que vous avez porté à notre entreprise, au poste de développeur informatique.
Toutefois, nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n’a pas été retenue.
Votre profil présente toutefois un intérêt pour notre entreprise. Nous désirerons donc le conserver et souhaiterions votre accord pour cela. Restez abonné à notre site carrière, car de futures opportunités s’y ouvriront.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse :
6) Mail d’invitation à un entretien
Objet : Invitation à participer à un entretien en ligne
Cher Martin,
Nous avons analysé votre candidature et votre profil nous intéresse.
Aussi, nous aimerions planifier un entretien en ligne avec vous, pour discuter de vos compétences professionnelles et de vos atouts personnels par rapport aux besoins du poste. A quelle date et heure seriez-vous disponible du 10 au 17 janvier prochain ? Nous vous enverrons alors un lien à partir duquel vous pourrez vous connecter.
Nous vous remercions d’ores et déjà du temps que vous nous accorderez et vous saurions gré de bien vouloir confirmer l’entretien.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse :
7) Mail de modification du processus de recrutement
Objet : Modification des délais dans le processus de recrutement
Cher Martin,
Nous vous remercions de votre patience tout au long de ce processus de recrutement.
Par ailleurs, nous vous informons de devoir encore rallonger le délai de sélection de deux semaines. En effet, l’entreprise est entrée en bourse, nous obligeant à une restructuration partielle.
Ainsi, nous vous saurions gré de votre compréhension et vous invitons à rester abonnés à nos réseaux sociaux pour suivre les actualités de l’entreprise en temps réel.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse :
8) Mail pour présenter une offre de contrat
Objet : Offre de contrat
Cher Martin,
Votre profil a entièrement retenu notre attention, à l’issue de l’entretien. Lors de cet entretien, vous nous avez fait part de vos valeurs et de vos objectifs et ceux-ci sont en accord avec notre vision de l’entreprise et de son personnel. recrutement.
Aussi, nous souhaiterions vous faire une offre de contrat. Il s’agit d’un contrat en CDI, avec une période d’essai de 3 mois. Vous œuvrerez sous la supervision de X, dans le département A et travaillerez en présentiel à Paris. Vous trouverez joints au présent mail, notre offre salariale, ainsi qu’un résumé des avantages et le règlement intérieur de l’entreprise. La prise de poste est prévue pour le XX/XX/XX.
Ainsi, nous vous saurions gré de nous faire part de votre réponse jusqu’au XX/XX/XX ou de prendre contact avec B (en copie du présent mail) au cas où vous auriez des questions spécifiques.
M. François X
Responsable des ressources Humaines
Entreprise Y
Téléphone :
Adresse :
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