Devez-vous utiliser un CRM de recrutement ?

Les problèmes de recrutement sont aujourd’hui tels que les différents outils pour l’optimiser augmentent et se diversifient. Parmi eux, il y a le CRM de recrutement ou « Customer Relationship Management » du recrutement. Emprunté du marketing client, il s’agit donc d’un outil permettant de mieux communiquer avec les talents et les candidats potentiels afin de mieux recruter et de rendre les recrutements plus efficaces et plus efficients.

Mais les solutions dédiées au recrutement existent déjà tellement en grand nombre. Il est tout à fait légitime qu’un recruteur se pose la question sur la véritable utilité d’un autre outil, en l’occurrence un CRM. Cela n’ajoutera-t-il pas du superflu au processus de recrutement ? Les ATS (Applicant Tracking System), les logiciels de type SaaS spécialement dédiés au recrutement ou le recours aux plateformes de recrutement en ligne ne sont-ils pas suffisants ? En fait, tout dépend de votre mode de recrutement, de vos besoins et des données en votre possession.

Qu’est-ce qu’un CRM de recrutement ?

Avant d’aller plus loin, revenons d’abord sur ce que c’est qu’un CRM de recrutement. Il s’agit d’un outil destiné à améliorer la relation avec un talent, un type de base de données centrée sur la personne du talent et non sur ses candidatures dans l’entreprise.

Le CRM se distingue donc d’un ATS sur plusieurs points :

L’ATS suit le candidat une fois que celui-ci a postulé au sein de l’entreprise alors que le CRM l’aura déjà repéré bien vant. Le CRM est donc l’outil nécessaire en amont, afin d’effectuer un meilleur sourcing tandis que l’ATS s’utilise dans le recrutement stricto sensu, en aval.
L’ATS suit le candidat en fonction de ses actions vis-à-vis de l’entreprise : dans de nombreux cas, il n’est pris en compte que lorsqu’il postule et est oublié aussitôt, lorsque son profil n’est pas retenu. Un ATS est donc propice aux doublons, lorsque le candidat aura postulé plusieurs fois au sein de l’entreprise ou aura fait une demande pour deux postes différents. Sans forcément vous en rendre compte, vous aurez une certaine quantité de données doublées.

Dans un CRM, c’est le candidat lui-même qui est suivi, avant même qu’il postule et une fois qu’il l’a fait, on peut consulter l’historique de ses actions et interactions.

Vous verrez que le même Jean-François Y a postulé pour être commercial chez vous, mais n’a eu que la seconde place au profit d’une Marguerite X. Il revient pour se présenter à un poste de chargé du service client. Peut-être que ce poste lui conviendrait mieux ?

Quels sont les avantages de recourir à un CRM de recrutement ?

De cette explication détaillée de ce qu’est un CRM et ses différences par rapport à un ATS, vous pouvez donc conclure qu’y avoir recours peut présenter de multiples avantages pour vous, en tant que recruteur.

Un CRM permet de conserver une base de données unique pour toutes les personnes qui auraient de près ou de loin intéressé votre service recrutement – de simples talents jusqu’au profils qui ont émergés lors de votre tri mais qui n’ont pas été retenus. Au besoin, vous pourrez puiser l’historique de votre relation et l’exploiter pour entrer en contact avec le talent, l’attirer et le recruter.
Un CRM vous permet d’être efficace et efficient dans le recrutement : vous n’avez plus besoin de passer d’une plateforme à une autre pour faire du sourcing et gérer vos candidats, vous avez déjà ce qu’il faut à disposition. En utilisant le CRM de recrutement à bon escient, vous pourrez donc vous référer d’abord aux informations qu’il contient lorsqu’un poste se libère pour vérifier si vous n’avez pas déjà été en contact avec un talent intéressant.
Le CRM vous permet de piloter vos campagnes d’inbound recruiting : vous produisez du contenu dans le but d’attirer l’attention de futurs talents ? Votre CRM vous permettra de le diffuser et d’en récolter les marques d’intérêt.
Le CRM est un outil qui vous fera réaliser des économies : Au lieu de payer des abonnements à diverses plateformes ou SaaS pour pouvoir faire du sourcing, votre CRM englobera une bonne partie des fonctionnalité.

Quand faut-il se tourner vers un CRM de recrutement ?

Si vous dirigez une petite entreprise et que vous ne recrutez qu’une fois tous les trois ans, il est clair qu’un CRM ne figure pas (et n’a pas tellement à figurer) en haut de vos priorités.

Il existe toutefois quelques signes qui peuvent faire office de « signal » du moment auquel vous devrez désormais adopter un CRM dédié au recrutement.

Il en est ainsi lorsque :

Vous avez beaucoup de doublons dans votre base de données, tirée généralement de l’ATS que vous utilisez. Vous ne fonctionnez alors plus sur la base des talents mais uniquement de vos recrutements et restreignez ainsi, de facto, votre vue d’ensemble des talents exploitables ;
Vous avez une vague idée d’un profil correspondant à une nouvelle offre d’emploi que vous allez sortir mais que vous n’arrivez plus à le retrouver. Vous l’aurez noté sur une large feuille de calcul dont les fonctionnalités de recherche ne sont pas affinées. Vous ne retrouvez que son nom et non tout le contexte de vos relations antérieures. Un CRM de recrutement sera alors plus que jamais utile. Il permettra de retrouver le profil et vous présentera l’historique de vos interactions passées ;
Dans le cadre de votre sourcing, vous passez d’une plateforme à une autre, avec des abonnements pour chacune d’entre-elles. C’est le signe que vous ne tirez plus profit de votre expérience en tant que recruteur (et des relations établies qui l’accompagnent). Vous reprenez tout depuis le début à chaque fois. Vous n’êtes plus efficace.
Vous avez pris l’habitude de créer du contenu dans le but d’attirer des candidats. Vous avez créé une stratégie d’inbound recruiting pour attirer un plus grand nombre de candidats en multipliant les canaux. Peut-être est-il venu le moment d’opter pour un outil capable de gérer la diffusion de ce contenu.

CRM de recrutement, comment bien s’en servir ?

Un CRM de recrutement peut donc être utile à bien des égards. Mais il reste un outil, qui, pour être efficace, doit être manié dans les règles de l’art. Ainsi, avoir un CRM ne suffit pas. Il faut :

Remplir les données avec précision. Plus les données que vous avez entrées dans le CRM sont précises, plus facile il vous sera de capitaliser sur votre travail précédemment effectué.
Mettre en place une méthode d’archivage efficace. Il faut le faire dans un dossier spécialement dédié à cet effet sur le CRM. Ce n’est qu’ainsi que les informations ne tomberont pas dans un vaste cimetière de données mais seront conservées jusqu’à ce que leur utilité se fasse ressentir ;
Garder de côté, tous les talents avec lequels vous avez été en interaction pour vous permettre de le contacter plus facilement dans le futur. Selon les évolutions de vos besoins vous garderez une vue sur l’ensemble des interactions passées ;
Pour ce point, gardez en tête que vous devez tout de même rester en règle avec les prérogatives issues de la RGPD.
Placer une recommandation dite « intelligente » sur le profil : ainsi, lorsque vous serez à la recherche d’un candidat correspondant au profil du talent, vous serez notifié de son existence. L’oubli est humain et ce type de « remarques » vous évite d’avoir à refaire des recherches dans votre base de données. Vous économiserez ainsi plus de temps et de moyens ;
Maintenir les relations avec le candidat, en les plaçant dans votre mailing list ou en les suivant sur les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin.

Conclusion

Le CRM de recrutement est donc utile dans la phase de pré-recrutement, en particulier dans le cadre du sourcing. Il peut soit compléter un ATS, soit carrément le remplacer. Il est surtout destiné aux entreprises qui ont un nombre important de recrutement et qui peinent à créer une base de données complètes et facilement exploitables. Le recruteur qui fait face à une redondance de données, qui fait un usage excessif de feuilles de calcul ou qui passent de plateforme en plateforme sans trouver satisfaction sera la premier satisfait à l’usage d’un CRM de recrutement.

En complément d’une stratégie d’inbound recruiting et de son activité de sourcing, il est possible de faire appel à Hunteed pour bénéficier de l’expertise de professionnels du recrutement.

Hunteed est une plateforme digitale de recrutement qui met en relation les entreprises avec une large sélection de cabinets de recrutement.