Utiliser le système de visioconférence pour les entretiens d’embauche est une pratique commune à beaucoup d’entreprises, depuis le covid 19. Une étude de l’APEC a montré qu’en 2021, 35 % des entreprises y ont eu recours, dont majoritairement les grandes entreprises et les entreprises du secteur des nouvelles technologies. Si la pandémie a plus ou moins forcé les entreprises à recruter par visioconférence, après la pandémie, elle reste utilisée. En effet, elle permet de recruter à distance et de cibler les candidats qui ne peuvent pas se déplacer. Aujourd’hui, 7 % des entreprises seulement réalisent leurs recrutements entièrement à distance, selon l’APEC. Toutefois, le recrutement par visioconférence présente encore un intérêt majeur pour les présélections. Il permet d’internationaliser son recrutement et d’économiser du temps.
Cependant, tous les recruteurs ne maîtrisent pas encore l’art de l’entretien en visio. Comme les candidats, ils doivent s’y préparer. Comment réussir les entretiens en visioconférence et quelles plateformes peuvent être utilisées ? Nous y répondons dans cet article.
Les étapes pour réussir les entretiens en visioconférence
Pour le recruteur aussi, réussir les entretiens en visioconférence passe par une bonne préparation, non seulement au niveau technologique, mais aussi au niveau communicationnel.
1) Bien choisir la plateforme de visioconférence, selon ses besoins
Une liste des plateformes de visioconférence les plus utilisées pour les entretiens d’embauche est fournie à la fin de cet article.
2) Organiser scrupuleusement le rendez-vous en ligne
Ensuite, informer sur l’outil et sur la façon de l’utiliser. Ce serait dommage de perdre un candidat potentiel, juste parce qu’il ne se serait pas accommodé à la plateforme de visioconférence. Il faut surtout préciser la manière d’y accéder et les ressources que cela requiert (s’il faut une installation, une connexion internet plus ou moins puissante, etc.).
Enfin, dans l’organisation du rendez-vous en ligne, précisez le déroulement de celui-ci. Préparez le candidat à ce qui l’attend.
Un rendez-vous en ligne s’oublie plus vite qu’un rendez-vous physique, parce qu’il n’est pas nécessaire de préparer son déplacement. Aussi, à défaut d’une fonction de rappel intégré dans le calendrier ou la plateforme utilisée, n’oubliez pas de toujours confirmer l’heure, son déroulement et l’outil.
3) Se préparer en tant que recruteur en ligne, en amont de l’interview
Ensuite, il doit connaître le candidat qu’il doit interviewer et collecter certaines informations au préalable (son parcours professionnel, son background éducatif, ses centres d’intérêts, etc.). Avec l’entretien en visioconférence, toutes ces informations lui sont normalement accessibles en un seul clic, en particulier s’il utilise un ATS (Applicant Tracking System). Il doit, dès lors, se familiariser à son utilisation, pour éviter d’être perdu lors de l’entretien. Le candidat ne doit pas sentir que le recruteur ne le connaît pas et qu’il est, une candidature de plus sur la pile. Cela affecterait l’image de marque de l’employeur et pourrait conduire au ghosting du candidat pour la suite. Il doit aussi préparer sa liste de questions en amont et l’avoir sous les yeux, pour l’entretien.
Enfin, lors d’un entretien physique, le candidat a la possibilité de cerner une partie de l’entreprise, rien qu’en pénétrant dans ses locaux. Des devises et des valeurs exposées sur les murs, des réalisations et des prix fièrement affichés, l’ambiance et l’effervescence du lieu de travail lui permettent de se faire une idée sur l’entreprise. Cela impacte sa motivation et ajuste les discussions, si les valeurs et les expériences sont communes. Tout ceci disparaît dans un entretien en ligne. Par conséquent, le recruteur doit aussi se préparer à présenter succinctement l’entreprise. Une vidéo de présentation qui créerait « l’image » obtenue lors d’un entretien physique serait idéale. Elle doit être envoyée avant l’entretien. A défaut, quelques minutes consacrées à cette présentation seraient tout aussi utiles.
4) Faire des tests techniques, préalablement à l’entretien en visioconférence
5) Connaître les différences d’un entretien en visioconférence et agir en conséquence
D’un côté, la visioconférence peut mettre le candidat en confiance, parce qu’il est dans son propre environnement. De l’autre, cela peut lui causer du stress d’être en face de la caméra. Le recruteur doit donc avant tout comprendre que la vidéo modifie la façon d’être de tout un chacun, et conséquemment, ces rapports avec autrui. A cet effet, il doit commencer la visioconférence par des gestes et des paroles de bienveillance. Il faut mettre le candidat en confiance, le rassurer et le calmer, pour faire ressortir sa réelle personnalité.
En outre, l’écran devient facilement ennuyeux et routinier. L’absence des micro-gestes, une partie de la communication non-verbale qui se perd devant l’écran empêche, par exemple, de faire des blagues, à certains moments pour détendre l’atmosphère. Par conséquent, le recruteur doit jouer le rôle de modérateur et faire des pitchs vivants et captivants. Ces pitchs sont là pour encourager les interactions personnelles, qui ne viennent pas toujours naturellement devant un écran. Il doit aussi faire une écoute active. Il s’agit de recadrer la discussion, si celle-ci sort un peu du sujet d’origine ou de rebondir, à chaque fois qu’il y a des éléments sur lesquels, il voudrait creuser un peu plus. Dans un entretien d’embauche en visioconférence, le recruteur doit être dynamique et proactif.
Enfin, la chaleur humaine est le grand absent des visioconférences. Le recruteur n’accueille pas le candidat à la porte, ni ne l'y raccompagne. Les échanges informels de ces moments-là ne sont pas reproduits. Le recruteur doit ainsi agir pour les créer. Il peut le faire en demandant, à la fin de l’interview, si le candidat a des questions. Il peut aussi demander des feedbacks et recueillir ses impressions. Attention : la demande de feedback ne doit pas sonner comme une suite de l’entretien, qui impacterait, d’une manière ou d’une autre, la candidature.
6) Utiliser de manière optimale les outils technologiques pour aider au recrutement
N’hésitez pas à user de la fonction d’enregistrement de l’entretien, si le candidat donne son consentement. L’enregistrement vidéo vous permettra le partage interne, mais aussi de revoir vous-même certains points sur lesquels, il y a un doute. Il en est de même de la fonction « Scorecard » rattachée à certains ATS.
Liste des plateformes de visioconférence les plus utilisées actuellement
Il y a désormais beaucoup de plateformes d’entretiens en visioconférence. Il faut faire la distinction entre les outils de visioconférence standards, qui permettent indifféremment une réunion ou un entretien d’embauche et les outils de visioconférence spécifique pour les ressources humaines, souvent couplés avec un SaaS de recrutement. En voici quelques-uns, parmi les plus utilisés dans le monde actuel des ressources humaines.
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