Un entretien téléphonique réussi vous permet, en tant que recruteur, d’éviter les entretiens d’embauche infructueux qui font perdre du temps à toute votre équipe. Nous parlons évidemment de présélection dont l’objectif est d’identifier les candidats les mieux qualifiés pour occuper le poste vacant. Mais pour que cette stratégie de recrutement soit un véritable succès, il faut qu’elle soit bien élaborée. En cela, vous avez à réfléchir aux questions à poser durant l’entretien, entre autres.
Voici donc notre guide pour réussir un entretien téléphonique :
La préparation de l’entretien téléphonique
Il est très facile de se tromper lors d’un entretien par téléphone si vous ne le préparez pas correctement. Puisque vous ne pouvez ni voir ni interpréter le langage corporel du candidat, il est important de vous tenir prêt à accorder toute votre attention aux indices verbaux. À ce stade, la préparation peut ne pas être totalement exhaustive mais une bonne planification à l’avance reste incontournable :
Déterminer ce qui compte vraiment
Si vous recrutez pour un poste à pourvoir le plus tôt possible, vous n’allez certainement pas passer 3 mois ou plus à courir après le candidat idéal. Afin de gagner du temps, pensez à vos besoins réels. Êtes-vous à la recherche d’un diplômé avec plusieurs années d’expérience, disponible de suite et à temps plein, et prêt à déménager ? Ou est-ce que vous êtes disposé à faire preuve de plus de flexibilité pour attirer un candidat rare ? En effet, les meilleurs talents sont tellement convoités qu’ils sont devenus très exigeants.
Lire les CV attentivement
Avant un entretien téléphonique, vous poser quelques minutes sur le CV de votre interlocuteur vous permet de mieux vous préparer. Cela vous permet de vous renseigner par anticipation sur certains éléments qui peuvent vous intéresser (activités des entreprises précédentes, classement d’une école, spécificité d’une discipline, etc). Ceci vous permettra de poser à l’écrit les questions sur les points que vous souhaiteriez développer. Avoir une bonne connaissance du CV en amont de l’entretien vous permettra donc de concentrer votre attention sur des points plus précis ou des informations non visibles.
Avoir le sens de l’écoute
Un entretien téléphonique ne doit pas ressembler à un interrogatoire que vous faites passer à votre interlocuteur. Il est vrai qu’en tant que recruteur, votre objectif est de comprendre votre interlocuteur, d’avoir des réponses aux questions que vous vous poser et voir si le candidat correspond à votre besoin, mais il faut forcément que l’entretien laisse une place à la discussion. Vous avez vos questions, le candidat en face en a forcément également. Il faut être en mesure d’inciter votre interlocuteur à soulever les points qui l’intéressent et ne pas laisser de zones d’ombre. Assurez-vous qu’à la fin de l’entretien téléphonique, le candidat comprenne totalement les responsabilités qui incombent au poste à pourvoir et quelles sont les prochaines étapes du processus de recrutement. Cela nécessite donc qu’en amont, vous ayez clarifié les différents aspects du poste avec le manager et que vous soyez très clair sur les responsabilités qui attendent la future recrue.
N’hésitez pas à inviter le candidat à revenir vers vous si des questions lui viennent en tête à l’issue de l’entretien.
Les questions de présélection
Selon vos capacités, il est possible de ne pas établir un cadre stricte à l’entretien téléphonique que vous vous apprêter à effectuer, ni même de lister précisément les questions que vous allez poser, cependant, il faut tout de même avoir un plan en tête. Il est important que vous sachiez précisément les informations essentielles à recueillir pour savoir s’il est pertinent de continuer le processus de recrutement après votre premier entretien de qualification.
Les questions ouvertes, approfondies ou techniques sont généralement réservées aux entretiens de visu, qui interviennent à la suite la pré-qualification téléphonique. Ainsi, le but de l’entretien téléphonique consiste souvent à obtenir des informations très factuelles qui constituent une condition préalable à la prochaine étape.
Ci-dessous, nous vous proposons des catégories et des exemples de questions que vous pouvez poser lors de la présélection :
1. La disponibilité et la flexibilité
Les questions concernant la disponibilité et la flexibilité du candidat sont à poser en premier pour savoir s’il faut le disqualifier de suite ou si vous pouvez aller plus loin avec lui. Vous aurez beau être en ligne avec un bon candidat, s’il n’est pas disponible au moment où vous en avez besoin, ou qu’il ne se situe pas dans la bonne zone géographique, sans mobilité possible, autant éviter que chacun perde son temps en continuant l’entretien.
Exemples de questions :
- Quand pouvez-vous commencer ?
- Seriez-vous disposé(e) à déménager pour ce poste ?
- Êtes-vous prêt(e) à réaliser des déplacements professionnels fréquents ?
- Disposez-vous des conditions légales pour travailler dans ce pays ?
2. Les prétentions salariales
La question des prétentions salariales est importante pour l’employeur, bien que souvent esquivée par les candidats car la rémunération est souvent un sujet considéré comme sensible. A vous d’être très clair quant au budget à respecter et à votre marge de manœuvre. Parfois ce point s’avérera immédiatement bloquant, tant les prétentions salariales de votre interlocuteur sont au dessus de ce que vous pouvez vous permettre, autrement, il sera temps d’y revenir plus tard durant le processus de recrutement.
Gardez à l’esprit que certains candidats auront tendance à manifester des prétentions salariales importantes dans le but d’obtenir une grande progression en terme de rémunération, d’autre plus craintif, auront tendance à se sous-estimer.
A vous de les cadrer sur ce que votre entreprise peut ou ne peut pas leur offrir.
Exemples de questions :
- Combien aimeriez-vous gagner en occupant ce poste ?
- Combien gagnez-vous actuellement ?
Concernant les inégalités de salaires entre les hommes et les femmes à travail équivalent, reprochées à de nombreuses entreprises, sachez qu’il est observé que certaines femmes ont tendances à moins négocier leur rémunération (étude Audencia de 2019) de peur d’être défavorisées. Pour établir une politique salariale équitable, vous pouvez profiter de la pré-qualification téléphonique pour les orienter les personnes les moins à l’aise avec le négociation vers une rémunération cohérente et en accord avec votre budget.
3. L’intérêt du candidat pour le poste
Bon nombre de demandeurs d’emploi envoient des dizaines de candidatures chaque semaine. Ce qui est tout à fait normal pour des gens qui cherchent activement du travail. Mais parfois, ils postulent pour des postes qui ne les intéressent pas réellement. Afin de connaître leur véritable motivation, posez-leur des questions spécifiques lors de l’entretien téléphonique de présélection.
Exemples de questions :
- Qu’est-ce qui vous a poussé à postuler à ce poste ?
- Quels sont les points qui vous ont intéressés le plus dans le descriptif du poste ?
- Le poste correspond t-il complétement au type d’expérience que vous recherchez ?
4. La connaissance de votre entreprise
Au moment où vous faites passer une entretien de présélection à un candidat, il faut attendre de lui qu’il ait fait des recherches sur votre société. Si ce n’est pas le cas, ce peut-être un point de vigilance important. Dans un premier temps, posez quelques questions basiques sans donner trop de détails sur votre société. Encouragez votre interlocuteur à révéler ce qu’il sait de votre organisation et à poser les questions qui lui sont venues spontanément. Il sera toujours temps pour vous de présenter de manière complète votre entreprise durant les entretiens d’embauche ultérieurs.
Exemples de questions :
- Qu’est-ce qui vous intéresse dans notre entreprise ?
- Que savez-vous de nos produits et/ou services ?
- Quelles sont les dernières actualités que vous avez lues concernant notre entreprise ?
5. Les lacunes sur le CV du candidat
Le CV d’un candidat présente sa carrière et son cursus scolaire dans les grandes lignes. Il créé forcément chez vous un certain nombre d’interrogations. Durant votre entretien téléphonique de pré-qualification vous pourrez demander davantage d’explications et écoutez attentivement ses réponses. L’idéal serait que vous ayez la capacité de déterminer si les réponses sont cohérentes et concrètes par rapport aux attentes que vous avez par rapport au poste à pourvoir.
Vour pourrez également en profiter pour éclaircir certains zones d’ombres identifiées (période d’inactivité, expérience précédente courte, etc).
Exemples de questions :
- Quelle sont les similarités entre notre opportunité et votre expérience précédente ?
- Quelles compétences avez-vous développé durant votre expérience chez XXX ?
- Qu’avez-vous fait durant la période du XXX au XXX ?
- Quelles sont les raisons de votre départ de XXX ?
- Pourquoi souhaitez-vous quitter votre poste actuel ?
6. La vérification de la cohérence des informations
Bien qu’il ne faille pas être constamment suspicieux, il faut savoir que certains candidats mentent dans leur CV. En cas de doute, n’hésitez pas à poser des questions qui pourraient diminuer vos doutes. En cas d’incohérence, n’hésitez pas à le faire savoir au candidat et à tentez d’obtenir ses justifications.
Exemples de questions :
- Qu’avez-vous retenu de la formation de XXX ?
- Combien de temps avez-vous travaillé dans votre ancienne entreprise ?
Les mauvais signes à détecter durant l’entrevue téléphonique
Durant un entretien téléphonique de pré-qualification, il vous sera plus difficile de cerner la personnalité et le savoir-être d’un candidat que lors d’un entretien de visu. Ce n’est pas grave puisque d’autres entretien vous permettront de le faire plus tard. Il existe tout de même des éléments importants vis-à-vis desquels vous devez être vigilant :
Une attitude arrogante et indifférente
De la part d’un candidat, le stress et la nervosité peuvent être compréhensibles. En revanche, d’autres comportements négatifs sont rédhibitoires. Par exemple, l’arrogance peut signifier qu’il ne pourra pas travailler en équipe. L’indifférence est aussi quelque chose à se méfier. Si un candidat utilise souvent des expressions telles que « peu m’importe », « ça m’est égal », « ça ne me dérange pas » ou d’autres expressions similaires, vous avez peut-être affaire à quelqu’un qui ne se soucie pas assez de ce qui se passe dans son travail.
Des réponses ambiguës
Vous pouvez comprendre qu’un candidat puisse manquer d’éloquence sur une question technique ou théorique (sauf si vous recruter un manager ou un formateur). Cependant, il ne devrait avoir aucune hésitation en parlant de ses informations et expériences personnelles. Méfiez-vous donc des profils qui n’arrivent pas à expliquer clairement ce qu’ils ont fait dans leur emploi précédent ou en quoi consistaient leurs études.
L’absence de questions
Ce n’est pas bon signe si un candidat n’a aucune question à vous poser durant l’entretien téléphonique. Aussi bien détaillée puisse être votre offre d’emploi, aussi informatif soit votre site web, il existe toujours des points qui nécessitent d’être mieux détaillés. Si un candidat n’en trouve aucun ou s’il ne trouve pas l’intérêt de vous demander davantage d’explications, cela vous permet d’estimer son niveau de curiosité, voire d’intérêt pour votre entreprise .
Le manque de compréhension
Quel que soit le poste à pourvoir, le candidat idéal doit avoir de bonnes aptitudes d’écoute. Si vous avez déjà expliqué une chose de manière très claire, mais que votre interlocuteur ne semble pas l’avoir compris, ou qu’il continue de poser des questions dessus, ce n’est jamais bon signe.
Le manque de remise en question
Il arrive d’avoir en ligne des candidats dont les expériences précédentes semblent s’être terminée d’une mauvaise manière. S’il vous explique que c’est uniquement de la faute de son précédent employeur, mais que c’est également la même chose pour l’ensemble de ses précédentes expériences, cela peut suggérer que ce candidat aura du mal à se remettre en question et à trouver des axes d’amélioration pouvant venir de son côté.
CONCLUSION
Dans le cadre de la présélection de candidats, passer des entretiens téléphoniques est une démarche fructueuse. Cela permet un gain de temps en évitant de partir immédiatement dans de plus longs entretiens en visu. Mais pour cela, il faut préparer chaque appel comme il se doit. Définissez les points importants qui vous permettront de repérer les meilleurs candidats parmi votre première sélection. Lisez attentivement les CV et gardez l’esprit ouvert pour n’avoir aucun préjugé vis-à-vis de votre interlocuteur. Lors de l’entretien téléphonique, ayez le sens de l’écoute et répondez clairement à chaque question que le candidat vous pose.
Pour les questions que vous poserez, elles doivent être réfléchies et avoir pour but d’obtenir des informations précises telles que la disponibilité et la mobilité du candidats, ses prétentions salariales, son intérêt pour le poste et sa connaissance de l’entreprise. Il faut également lui demander d’expliquer les lacunes que vous avez constatées sur son CV. Pour que l’entretien téléphonique en vaille vraiment la peine, vous devez aussi être vigilant quant aux mauvais signes à travers l’attitude du candidat, à la clarté de ses réponses et à son niveau de compréhension.
L’entretien téléphonique est une étape fortement conseillée, à réaliser par vos soins ou grâce à une externalisation de vos processus de recrutement. D’ailleurs, Hunteed vous d’être mis en relation avec des cabinets de recrutement capables d’effectuer les premières phases de vos processus de recrutement avec professionnalisme. Vous vous ferez alors présenter des candidats qui répondent à vos critères et qui auront été pré-qualifié, puis qualifié par un professionnel du recrutement.
N’hésitez pas à publiez gratuitement vos besoins en recrutement sur Hunteed pour bénéficiez d’une expertise précieuse dans les premières étapes de vos processus de recrutement. Vous n’aurez à payez les honoraires (définis en amont) qu’en cas de succès du recrutement.
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