Check-list des indicateurs de recrutement

1. Le besoin en recrutement

C’est le tout premier KPI à déterminer, de préférence sur une année pour guider les responsables du recrutement. Il s’agit de définir à l’avance si possible le nombre de postes à pourvoir.

Pourquoi ?

Ceci permet à toutes les personnes concernées de mettre en place une stratégie plus réfléchie et anticiper le nombre de CV à traiter.

Calcul :

Taux de recrutement = nb des recrutements réalisés sur 1 an / effectif de l’entreprise* 100

2. Le pipeline des postulants

Construire un pipeline de talents est un excellent moyen de réduire le temps de recherche des bons candidats et les risques d’inadéquation pour le travail.

Pourquoi ?

Cela permet de déterminer le rendement du recrutement mais aussi de sécuriser et de valider la réception des candidatures. . Pour l’évaluer, il faut calculer le nombre de CV reçus et le comparer au nombre d’entretiens et de personnes embauchées.

Calcul :

Rendement = Nombre de candidats qui ont réussi l’étape / nombre total de candidats entrés en scène

Par exemple :

• 15: 1 (750 candidats postulent, 50 CV sont sélectionnés)
• 5: 1 (50 CV sélectionnés conduisent à 10 candidats soumis à l’embauche directeur)
• 2: 1 (10 soumissions de candidat mènent à 5 acceptations du gestionnaire d’embauche)
• 5: 2 (5 premières interviews mènent à 2 entrevues finales)
• 2: 1 (2 entrevues finales mènent à 1 offre)
• 1: 1 (1 offre à 1 recrutement)

3. La qualité de l’embauche

Il s’agit certainement du plus important de tous les KPI de recrutement.

Pourquoi ?

Il joue un rôle moteur dans la validation des sources et des approches.

Calcul :

Indice de qualité de l’embauche = Taux de rétention des nouveaux employés + Performance en 6 ou 12 mois + Satisfaction du recruteur (vis à vis de l’embauche) + satisfaction du nouvel employé

4. La satisfaction du gestionnaire recruteur

Allant de pair avec la qualité de l’embauche, la satisfaction du gestionnaire de recrutement par rapport à une nouvelle embauche est un indicateur de performance de taille.

Pourquoi ?

Il sert surtout à mesurer l’efficacité dans la sélection et l’embauche de nouveaux employés

Si le responsable est content de l’intégration d’un nouvel employé dans son équipe, c’est un signe que la fonction recrutement a bien fait son travail de dénicheur de talents rares.

Pour cela, il est important de faire un sondage.

Calcul :

Satisfaction des gestionnaires d’embauche = Nombre d’embauches qui obtiennent de bons résultats / nombre total d’embauches

5. La satisfaction des nouveaux candidats

La satisfaction du gestionnaire d’embauche n’est pas le seul facteur à prendre en considération, celle des nouvelles recrues est tout aussi importante.

Pourquoi ?

Elle reflète la capacité de l’organisation à répondre aux attentes professionnelles convenues lors de la procédure de recrutement. Cela montre aussi que les descriptions des postes dans les annonces  ont été claires, réalistes et n’ont pas induit les postulants à l’erreur.

Il est conseillé d’effectuer un sondage.

Calcul :

Satisfaction des candidats = Nombre d’embauches qui se disent satisfaites dans leur nouvel emploi / nombre total d’embauches

6. Le délai du processus

C’est le temps requis (nombre de jours calendaires) pour pourvoir un poste.

Pourquoi ?

Cet indicateur permet de définir l’intérêt que portent les candidats aux offres.

Calcul :

Durée moyenne de recrutement = somme du nb de jours de tous les recrutements / nb de recrutements dans l’année.

7. Le nombre de nouvelles recrues par recruteur

Cet indicateur permet de faire le suivi des nouvelles embauches par recruteur.

Pourquoi ?

Calculer le nombre d’embauches par recruteur sur un laps de temps défini permet d’avoir un aperçu sur le niveau de performance de chaque responsable d’embauche.

Calcul :

Il faut compter le nombre moyen d’embauches par mois, par trimestre, par année.

8. L’efficacité des canaux de recrutement

L’estimation consiste à identifier tous les canaux utilisés et voir lesquels ont pu générer de meilleurs résultats, les réseaux sociaux, les job boards, les candidatures spontanées, par cooptation ou en interne ?

Pourquoi ?

Grâce à cet indicateur, le service recrutement saura quel est le canal le plus efficace.

Calcul :

Efficacité des canaux de recrutement = Nombre total d’impressions du canal / nombre de candidats reçus de la chaîne 

9. Le ratio de sélection

Cet indicateur se rapporte au nombre de candidats retenus par rapport au nombre total de candidatures sur une offre donnée.

Pourquoi ?

Il permet de connaître la valeur des différents outils de recrutement utilisés.

Calcul :

Taux de sélection = nb de candidats retenus en entretien / nb de candidatures reçues * 100

10. Le taux d’acceptation des offres

C’est le pourcentage des offres acceptées par les premiers candidats sélectionnés.

Pourquoi ?

Ce taux sert d’indication sur la compétitivité de votre entreprise. Parfois, les candidats déclinent les offres au moment même des embauches. Pour minimiser les risques de refus, il faut penser à aborder la question de la rémunération assez tôt dans le processus de recrutement.

Calcul :

Taux d’acceptation des offres = nombre d’offres acceptées / nombre de candidats retenus * 100

11. Le timing d’embauche

Ce KPI fait référence au nombre de postes occupés à une période définie.

Pourquoi ?

Recruter peut également être une question de timing. Embaucher un candidat au mauvais moment peut avoir un impact sur la productivité globale de la société.

Calcul :

Pour l’évaluer, il faut prendre en compte le volume de commandes au moment de l’embauche.

12. Le coût par embauche

Cet indicateur évalue le montant total d’argent dépensé par votre entreprise pour recruter un nouvel employé.

Pourquoi ?

Définir le coût de chaque embauche est un moyen de déterminer la rentabilité même du recrutement sur le court et le long terme.

Calcul :

Coût par embauche = Sommes dépenses visible et invisible / nombre total des nouvelles recrues

13. Le taux des postes difficiles à pourvoir

Le niveau de difficulté de la recherche de bons candidats varie selon le type de poste vacant.

Pourquoi ?

La détermination des postes entrant dans cette catégorie est importante pour que le recruteur puisse déployer des moyens plus efficaces pour trouver les meilleurs talents.

Calcul :

Taux d’inoccupation = Nombre total de postes vacants / nombre total de postes dans l’organisation  * 100

14. Diversité de nouvelles embauches

C’est un KPI qui correspond aux nouvelles embauches avec des profils diversifiés.

Pourquoi ?

La diversité peut permettre aux chargés du recrutement d’évaluer leur contribution. Cet indicateur ne s’applique que sur les postes à grand impact pour la gestion de l’entreprise.

15. Le roulement involontaire des nouvelles recrues

C’est le départ involontaire de l’employé imposé par l’entreprise, notamment un licenciement, un congédiement ou une mise à pied, départ souvent causé par des problèmes de rendement, des conflits, etc.

Engager des candidats pour des mauvaises raisons peut faire grimper le taux de roulement involontaire. Le prix d’une réembauche à l’intérieur d’une année peut être très élevé et toucher à la productivité de l’organisation dans son ensemble.

Pourquoi ?

Le taux de roulement sert à mesurer la satisfaction des employés et à approfondir les motifs de départ.

Calcul :

Taux de roulement involontaire = Nbre d’employés qui quittent l’entreprise involontairement / nbre total d’employés * 100

16. Le roulement volontaire des nouvelles embauches

Il faut distinguer le roulement involontaire du roulement volontaire.

Le départ volontaire survient lorsqu’un employé décide de quitter l’organisation de son plein gré.

Pourquoi ?

Le taux de démissions des nouvelles recrues en moins d’un an est également un indicateur de performance recrutement à ne pas négliger.

Le départ volontaire peut être positif dans le cas où l’employé n’était pas performant. Dans le cas contraire, si l’employé donnait un bon rendement, cela concourt à une perte.

Calcul :

Taux de roulement volontaire = Nbre d’employés qui quittent l’entreprise volontairement / nbre total d’employés * 100

17. La performance des recrues en une année

C’est un KPI qui se mesure sur l’engagement des nouvelles embauches envers la compagnie après un an de service. Un entretien individuel permet de l’évaluer, en plus des évolutions professionnelles remarquables.

Pourquoi ?

La connaissance d’un taux de rotation des talents permet de faire un point sur la performance de chaque employé et distinguer ainsi ceux qui sont qualifiés de hauts potentiels.

Calcul :

Taux de rotation des talents = Les employés qui ont quitté l’organisation et sont qualifiés de hauts potentiels / Effectif * 100

18. Le taux d’attachement des nouvelles recrues à leur poste

Cet indicateur fait référence au nombre de nouvelles recrues restées fidèles à leur poste après 12 mois. Il est le contraire du roulement volontaire.

Pourquoi ?

La connaissance de ce taux permet notamment de déduire si le recrutement et les conditions de travail étaient bons ou pas. Si ce taux est faible, ce n’est pas positif.

Calcul :

Taux d’attachement = nb de nouvelles recrues en poste 1 an après leur embauche / nb de salariés recrutés sur dans l’année de référence * 100

19. Le nombre de jours vacants des postes clés

Concernant les postes clés, les jours où ils ne sont pas pourvus risquent d’avoir des répercussions sur la performance de l’entreprise. Il faut attribuer une valeur financière à chacune de ces journées.

20.  Mettre en place ses propres KPI recrutement

Cette liste d’indicateurs de recrutement n’est pas exhaustive. Chaque responsable est donc conseillé de concocter des KPI personnalisés et bien évaluer la performance recrutement de l’organisation.

Quelques statistiques dans le domaine du recrutement en France

Les statistiques qui suivent concernent le recrutement et surtout le sourcing en France.

Selon l’APEC, les outils de sourcing qui ont connu le plus de progrès ces dernières années sont le vivier de candidature avec une amélioration moyenne de rendement de 34 % en 2016, et les réseaux sociaux avec un taux de 22 % pour la même année.

Toutefois, l’offre demeure le moyen le plus utilisé avec plus de 50 % de postes pourvus. Les réseaux sociaux ne sont qu’à l’origine de 10 % des recrutements directs, tandis que le réseau du recruteur et cooptation sont responsables de 25 %.

Statistiques aux Etats Unis :

Aux Etats-Unis, une personne à la quête d’un emploi aura tendance à demander à l’un de ses contacts LinkedIn ou Facebook de la recommander pour un poste dans l’entreprise où il travaille.

« Les recommandations sont à l’origine de 20 % à 30 % des recrutements aux Etats-Unis. Cela peut aller jusqu’à 50% pour des entreprises qui ont un programme performant, avec des outils technologiques et des gratifications adaptées », affirme Gerry Crispin, fondateur du cabinet de conseil et d’analyse CareerXRoads.

L’enquête annuelle menée par ce dernier auprès de 250 grandes entreprises place les recommandations à la première place des sources de recrutement outre-Atlantique, juste devant les candidatures déposées sur les sites carrière des entreprises et les job boards comme Monster ou Careerbuilder. « Un candidat recommandé dispose de quatorze fois plus de chances d’être recruté qu’un autre. On recommande moins facilement quelqu’un de sa famille qu’en Europe et plus facilement des gens que l’on a connus à l’université ou au cours de sa carrière, souligne Gerry Crispin. Les réseaux sociaux sont un outil formidable pour cela. »

Analyse des indicateurs : quelle attitude des entreprises ?

Des études permettent de démontrer que les résultats des calculs des différents indicateurs sont pris en compte  par les responsables d’embauche.

Environ 70 % des recruteurs considèrent aujourd’hui les KPI comme une solution d’amélioration de la performance recrutement très puissante.

Responsables de recrutement, les principaux intéressés :

Dans l’immense majorité des cas, ce sont les gestionnaires d’embauche qui prêtent le plus attention aux analyses des données générées. Ce qui coule plutôt de source, vu qu’ils sont les premiers responsables de la chasse aux talents et de la supervision du processus.

Les dirigeants des PME :

Selon les statistiques, les PME sont plus à cheval avec la mesure de la performance recrutement. Près de 25 % misent sur la bonne interprétation du tableau de bord pour optimiser l’efficacité des futures embauches.

Les indicateurs de recrutement et la motivation des recruteurs

Connaître les meilleures sources pour accélérer le processus de recrutement :

L’ultime objectif d’un outil de pilotage en recrutement comprenant tous les indicateurs sélectionnés est de permettre à la fonction recrutement de déterminer les points forts mais aussi les failles dans leur processus de recherche de bons candidats. Une fois que c’est fait, les recruteurs peuvent privilégier les dispositifs de sourcing les plus probants. Ils économisent ainsi du temps et de l’argent. Les indicateurs de recrutement leur permettent de retrouver une bonne motivation pour dénicher plus rapidement et efficacement les meilleurs postulants.

Une stratégie pointue pour trouver les meilleurs talents :

Avec la pénurie de talents qui ne cesse d’alarmer le secteur du travail en France, il est crucial pour les chargés d’embauche de mettre au point une stratégie performante permettant de trouver les candidats les mieux qualifiés pour les postes à pourvoir dans une organisation.

En cela, les indicateurs de recrutement constituent un moyen infaillible pour améliorer la performance du service. Il faut juste faire attention car les résultats des estimations peuvent également être les conséquences du manque de performance d’autres branches de l’entreprise.

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