Le recrutement est un élément primordial pour la santé des entreprises et le manque de ressources humaines qualifiées peut avoir un impact significatif sur la productivité, la rentabilité et la compétitivité de l'entreprise. De plus, on s'aperçoit que c'est aussi une mission compliquée pour les entreprises dont les difficultés à recruter ne cessent d'augmenter d'années en années.
Ainsi, la difficulté est accrue lorsqu’une entreprise doit recruter plusieurs personnes pour un même poste ou non, ou dans des zones géographiques ou des sites différents. Dans les cas cités, la construction d’une campagne de recrutement performante prend tout son sens. Il s’agit donc de :
- recruter des talents pour des postes identiques en volume ou de constituer une équipe de profils identiques.
- ou encore faire de multiples recrutements sur des localisations différentes.
Le tout, en ne lésinant pas sur la qualité, au détriment de la quantité. Comme Ray Dalio (investisseur Américain) l’a dit « Recrutez juste, parce que les conséquences d'un mauvais recrutement sont énormes ». Voici le guide complet pour optimiser sa stratégie de recrutement et combler ses besoins en talents. inspirer.
Qu’est-ce qu’une campagne de recrutement et quand vous en faut-il une ?
Il s’agira, par exemple, de recruter plusieurs commerciaux pour des boutiques différentes, de recruter des ouvriers pour plusieurs sites de production ou encore, des ingénieurs, pour constituer l’équipe d’un grand site de construction.
Le but d'une campagne de recrutement sera alors de recruter en volume des profils similaires. Ils répondent à un besoin en recrutement de masse de l'entreprise.
Il n’y a pas de timing parfait, ni de moment qui serait davantage propice pour une campagne de recrutement. Il vous en faut une, lorsque vous avez besoin de recruter plusieurs profils pour un même poste. Par contre, le meilleur moment pour conduire une campagne de recrutement sera le moment à partir duquel vous serez bien préparé. Car oui, un seul recrutement exige de la méthode, mais une campagne de recrutement volumineuse exige une véritable stratégie.
3 étapes essentielles pour bien structurer sa campagne de recrutement
Une campagne de recrutement performante est basée sur trois étapes réussies :
- une préparation correctement faite
- une gestion de recrutement optimale
- un suivi et une intégration non reléguée au second plan.
I. Bien préparer sa campagne de recrutement
La préparation d’une campagne se divise en 4 tâches essentielles, pour faciliter le reste.
1. Etablissement correcte de la fiche de poste
Tout d’abord, il faut correctement établir la fiche de poste. Celle-ci résume les principales missions et tâches quotidiennes du candidat à recruter. Elle décrit aussi les objectifs qu’il doit atteindre et contextualise le poste par rapport à l’entreprise. La fiche de poste doit ainsi préciser l’importance du poste lui-même et sa place dans l’organisation horizontale et verticale de l’entreprise. Enfin, la fiche de poste détaille les conditions de travail des multiples talents à recruter.
Cette étape est cruciale. Cette fiche sera le tableau de bord principal du recrutement en volume. Une erreur dans sa définition mettrait à mal tout le processus de sélection du candidat, qui au final, ne répondra pas aux besoins du poste.
2. Définition du candidat personae
Ensuite, s’ensuit la description du candidat personae. Si telle est la mission à exécuter, quel type de personne serait le candidat idéal ? Quels backgrounds académiques et professionnels doit-il posséder ?
À ce stade, il convient de classer vos critères en critère de première, seconde ou troisième importance. Ceci est d’autant plus vrai que vous cherchez à recruter en volume. Trouver exactement les mêmes caractéristiques chez les candidats s’avérera encore plus difficile. Votre stratégie de recrutement doit rester flexible, tout en gardant en tête l’essentiel du profil-type d’un candidat idéal.
Par conséquent, distinguez l’obligatoire, de l’essentiel et des atouts. N’oubliez pas non plus qu’un profil type ne se concentre pas uniquement sur les hard-skills, c’est-à-dire les compétences académiques et techniques. Les soft-skills sont tout aussi importants, sinon plus. Il s’agit des compétences comportementales, du savoir-être, qui peuvent être déterminantes.
Une fois le profil-type établi, vous aurez déjà les bases pour déterminer le type de message, le support et le meilleur canal pour communiquer lors de la prospection de talents. Vous saurez donc où faire le sourcing et la diffusion de votre offre d’emploi pour qu’elle ait les meilleures chances de rencontrer l’intérêt de candidats actifs et passifs.
3. Elaboration de l'offre d'emploi
La troisième étape de préparation d’une campagne de recrutement est l’élaboration de l’offre d’emploi. Elle combine les éléments de la fiche de poste et du profil-type du candidat idéal, mais pas seulement. L’offre doit également contenir tout ce qui serait susceptible d’attirer davantage de talents, de susciter leur intérêt par rapport au poste ou à l’entreprise.
L’offre d’emploi doit communiquer sur l’image de marque employeur et la refléter. Elle peut ainsi raconter l’histoire de l’entreprise, décrire ses valeurs et ses convictions, s’étendre un peu plus sur le salaire et les avantages offerts, détailler la localisation géographique du poste. Pour les recrutements territoriaux, il est particulièrement important d’être clair sur toutes les zones qui recrutent et le nombre de candidats à recruter par zone.
4. Diffusion de l'offre d'emploi
La quatrième étape est la diffusion de l’offre d’emploi. Il s’agit d’une transition entre la préparation et la mise en œuvre d’une campagne de recrutement. Il suffit de suivre les bases établies lors de la seconde étape pour choisir le canal de sourcing et déterminer comment bien prospecter des candidats potentiels.
Il existe autant de canaux possibles, que de type de recrutement, même si les plus usités sont souvent les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin, les autres réseaux comme Facebook ou Twitter, le canal officiel (Pôle Emploi, APEC, …), les jobboards et l'externalisation des recrutement en faisant appel à des plateformes ou des cabinets de recrutement.
Près du quart des recrutements de cadres se font principalement par l’intermédiaire de ces plateformes ou de cabinets de recrutement, et les chiffres augmentent d'années en années. Les deux principaux atouts de l'externalisation sont de pouvoir bénéficier d'un plus large réseau pour la diffusion, mais aussi de la pertinence du sourcing fait par ces experts en recrutement.
Si l’on prend comme exemple Hunteed : la plateforme permet aux entreprises qui ont de nombreux besoins en recrutement de publier leurs offres d’emploi sur Hunteed, et ainsi bénéficier de l’expertise des consultants pour améliorer leurs recrutements. De plus, chaque consultant en recrutement qui se positionnera sur la mission fera appel à son vivier de candidats.
Pour attirer un maximum de profils pertinents, en particulier dans un recrutement en volume, il est important d’être sur le bon canal et d’éviter de trop se disperser.
2. Optimiser le recrutement proprement dit
Il ne doit pas laisser les candidats dans le silence trop longtemps, ni les inonder de mails.
Comment bien conduire une campagne de recrutement multiple ?
Tout d’abord, dans cette situation, le recruteur fait souvent un sourcing plus large et traite un plus grand nombre de candidatures. Le volume de travail est donc décuplé. Le recruteur aura alors tendance à se concentrer sur ce qu’il juge essentiel – au détriment de l’expérience-candidat. Or, pour réussir sa campagne de recrutement, il faut offrir la meilleure expérience candidat. Une mauvaise expérience engendre de la frustration et affecte l’image de marque employeur négativement. Un seul candidat insatisfait peut en décourager beaucoup d’autres. Par conséquent, le recruteur doit tout mettre en œuvre pour faciliter l’accessibilité de l’offre, pour communiquer avec le candidat et répondre présent à toutes les étapes. Il pourra se faire aider de tous les outils nécessaires, allant de l’intelligence artificielle aux ATS (Applicant Tracking System), jusqu’à l’aide d’experts en recrutement.
Ensuite, vient l’étape de la sélection proprement dite. Dans une campagne de recrutement volumineuse, se référer au tableau de bord qu’est la fiche de poste, en tout temps, est indispensable. Cela évite de se disperser. L’analyse des CV et des lettres de motivation permet d’isoler les profils pertinents au regard de la fiche de poste, par rapport aux autres. Encore une fois, se faire aider par l’intelligence artificielle, les ATS et les cabinets de recrutement peuvent être une excellente idée. Le tri et la sélection ne doivent pas prendre plus de temps que nécessaire, pour éviter un recrutement trop long, une mauvaise expérience des candidats et ses conséquences sur l’image de l’employeur.
Enfin, la dernière étape de cette partie est l’organisation des entretiens. Arrivé à cette étape, ce n’est plus le volume qui devrait poser problème. Il faut simplement conduire les entretiens d’embauche comme l’exigent les spécificités des postes à pourvoir. Ainsi, le recruteur peut d’abord faire passer des tests techniques, avant de conduire des entretiens individuels ou inversement. Dans tous les cas, gardez des notes écrites de ces entretiens. Cela permettra de confronter les résultats à la fiche de poste, pour faciliter la sélection finale.
III. Intégration et suivi-évaluation non-biaisés
La troisième étape d’une campagne de recrutement se situe après qu’une entreprise ait fait ses choix de candidats à recruter. Elle comprend la phase d’intégration et la phase de suivi-évaluation.
Une campagne de recrutement ne s’arrête pas à la sélection des meilleurs candidats pour les postes à pourvoir. Ceux-ci peuvent encore décider de ne pas travailler pour vous. Aussi, est-il important d’accueillir chaque recrue comme il se doit. C’est la phase d’intégration.
Elle peut être collective, si la campagne de recrutement est faite sur le même site. Dans ce cas, il peut s’agir de formation commune, de débriefing en groupe, de vagues de formalités administratives à remplir au niveau du seul département RH. Dans le cas où la campagne est géographiquement dispersée, l’intégration sera majoritairement individuelle. En plus des pratiques d’intégration nécessaires, il s’agira bien évidemment d’accueillir chaque candidat à son poste, de présenter son environnement de travail, ses collègues, l’organisation et le fonctionnement propre à son site.
Peter Drucker a dit que ce qui était mesurable, s’améliorait. Par conséquent, une campagne de recrutement doit toujours se terminer par un suivi et une évaluation. L’objectif : identifier les points forts et les points faibles pour ouvrir la voie vers des améliorations futures. Il y a autant de KPI (Key Performance Indicator) du recrutement que de typologie du recrutement lui-même. Parmi les plus récurrentes, vous pouvez faire les évaluations suivantes :
- L’indice d’attractivité de la marque employeur : nombre de candidatures, nombre d’entretiens conduits, taux de ghosting du candidat.
- Le taux de candidatures pertinentes : il s’agit du rapport entre le nombre de candidatures pertinentes et le nombre total de candidatures.
- L’analyse du canal le plus porteur : c’est-à-dire du nombre de candidatures ou d’intérêts (like, commentaires, questions, taux de clics par annonce) par canal
- Le taux de conversion : il s’agit du rapport entre le nombre d’intérêts (clics, likes, partages, commentaires, …) et le nombre de candidatures reçues
- Le rapport durée-coût du recrutement : en évaluant d’abord la durée (temps écoulé entre le moment de la publication d’une offre d’emploi et des candidatures reçues, puis temps écoulé entre la réception des candidatures et la sélection finale), puis en la mettant en rapport avec le coût total du recrutement.
Les « do » et « don’t » en matière de stratégie de recrutement – quelques leçons tirées des meilleurs exemples de campagnes de recrutement réussies
Tout ce qui a été décrit dans la section précédente résume tout ce qu’il y a à faire pour une campagne de recrutement réussie (les « do »). Néanmoins, ces quelques exemples pratiques et illustratifs peuvent renforcer les conseils sur la bonne stratégie à adopter pour un recrutement en volume réussi. En outre, cette section conseille aussi sur les pratiques à éviter, pour ne pas rater sa campagne (les « don’t »).
D'abord les « do »
1. Définir clairement votre marque employeur et vos atouts
Lors de la crise du coronavirus, Fedex a mis en avant sa mission et plus particulièrement son rôle dans l’acheminement des vaccins dans ses campagnes de recrutement. Et cela a marché. Il ne s’est pas contenté de recruter. Il a suscité l’engagement en permettant à tous ceux qui postulaient de faire partie de quelque chose de plus grand.
De même, Australia Inc s’est focalisée sur ses atouts, en montrant sans équivoque le panorama du paysage Australien et l’aventure que serait de s’exporter en Australie. Son message était clair : Australia Inc visait un pool de candidatures international et s’appuyait sur l’attractivité de l’Australie dans sa campagne.
2. Bien définir le profil du candidat voulu et opter pour le meilleur canal possible
Ikea n’a pas fait de campagne de recrutement en grande pompe. Il voulait recruter auprès de ses clients, des gens qui connaissent déjà la marque et qui ont été convertis. Pour ce faire, ils ont tout simplement glissé une notice d’embauche dans les cartons, avec les kits de montage. Aucun sourcing large, des économies sur le coût du recrutement et un résultat de 4000 candidatures.
Il en est de même chez Mcdonald's. Ils ont placé du QR code sur le packaging McDonald's, un QR code qui renvoyait sur un recrutement par Snaptchat. Le candidat avait 10 secondes pour faire une vidéo de présentation. L’originalité de la stratégie de recrutement a payé. Mais surtout, les recruteurs savaient qu’ils trouveraient leurs recrus parmi les consommateurs McDonald's (premier critère du candidat-type), et plus encore, parmi les jeunes consommateurs à l’aise avec Snaptchat (second critère du candidat-type).
3. Sélectionner en allant droit à l’essentiel dans les critères
Décathlon a imposé une règle lors d’une de ses campagnes de recrutement. Il fallait se présenter en 19 secondes, pour décrire son parcours, ses intérêts et ses forces. Cela permettait aux recruteurs de ne pas parcourir de longs CV et lettres de motivation, mais de présélectionner sur la base de ce qui a été dit en 19 secondes.
Les pratiques à éviter dans une campagne de recrutement : les « don’t »
Deux points sont particulièrement à éviter dans le cadre d’un recrutement en volume.
1. La précipitation et l’absence de préparation
Une erreur de définition des besoins dans la fiche de poste engendrera plusieurs personnes recrutées, qui ne répondront finalement pas au besoin de ce poste. Ce qui impliquera de recruter de nouveau ou d’investir massivement dans une formation.
L’enjeu est donc de taille et nécessite une préparation scrupuleuse. Bien évidemment, le recrutement doit donc s’intégrer à toute une stratégie d’entreprise pour éviter d’être pris au dépourvu et d’avoir besoin de recruter urgemment. La clé : l’anticipation des besoins et une structuration détaillée de sa campagne.
2. Conduire une campagne de communication au lieu d’une campagne de recrutement
Dans le même ordre d’idée, le focus ne doit pas simplement porter sur la communication et sur comment attirer le maximum de candidat. Au final, ce n’est pas la quantité qui importe, mais bel et bien, la qualité. Aussi, il ne faut pas tout simplement se concentrer sur l’aspect communication du recrutement, mais bien sur l’ensemble du processus de recrutement – c’est-à-dire le fait que la campagne réponde à un besoin en interne et s’intègre à une stratégie de gestion de carrière sur le moyen et long-terme.
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